【事例取材】「保有するリスクも考慮すべき」文書管理のプロが選ぶ文書管理システムの選択のポイント
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ストレージの大容量化と低価格化が進んだ結果、無尽蔵にデータを蓄積している企業が増えている。データが増えても、高速な検索機能さえあれば問題ないと考えるのは早計だ。「“データを保有するリスク”も考慮するべき」と指摘するのは、35年にわたって企業の文書管理に携わってきた日本レコードマネジメント 代表取締役 副会長の吉田公一氏だ。文書管理においてもっとも重要な文書のライフサイクル管理とは何か、専門家集団である同社が導入した文書管理システムとは？選択の理由と背景、さらに文書管理の最新の動向について話を伺った。
35年にわたって企業の文書管理に携わってきたプロフェッショナル企業
代表取締役
副会長
吉田公一氏
文書管理というと、企業の社員がやるものという印象があるかもしれない。しかし、本来の業務を抱えた社員が書類の管理に時間をかけるわけにはいかず、また同じ社員が同じ部署にとどまり続けるわけではないため、重要な文書であっても紛失や風化されるおそれがある。そこで専門のコンサルタントの出番になるというわけだ。
「たとえば、大型プラントを建設する場合、完成時に残る文書を積み上げると100メートルもの高さになり、建設中はその3～4倍にも膨らむことがありますので、到底一般社員の手に負えるものではありません。それほどの量はなくても、社員の皆さんが有効に文書を活かし、必要なときに必要なものを取り出すことができて、さらに法的な要件にも応える体制を作るのが文書管理コンサルタントの役割です」（吉田氏）
長年、紙の文書管理に携わってきた日本レコードマネジメントだが、最近は電子データの管理について相談されるケースが増えているという。
「ほとんどの企業において、電子データは増えることはあっても減ることはありません。企業内の電子データのうち、決裁書や稟議書などはワークフローシステムなどで管理されているケースもあるのですが、それは全体の15％程度にすぎません。残りの85％はサーバ内に投げ込まれているだけの状態ではないでしょうか。かつてはそれで良かったかもしれませんが、電子データの重要性が増すにつれて、作成から廃棄までの文書管理ライフサイクルを考えなければならない時代が到来しているのです」（吉田氏）
日本レコードマネジメントが従来から持つ文書管理のノウハウをもとに、ITのノウハウを組み合わせられるパートナーを模索。まずは自社で文書管理システムを導入することを決定し、いくつかのベンダーの文書管理システムを検証したという。
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