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2014年03月03日

まだExcelで管理してる?経理の現場力を向上する「脱Excel」の真相

現在のビジネスにおいて、Excelはなくてはならないツールだ。汎用性が高く、小回りがきき、誰でも使える便利なツールとして、毎日活用しているビジネスマンも多いだろう。ただし、Excelの便利さが、かえって弊害を生むこともある。場合によっては、その弊害は企業の競争力そのものを阻害しかねない。特に金銭を管理している経理の現場ではその弊害が無視できない状況になっているという。ここではExcelの何が問題なのか、そして脱Excelの方策について解説する。

現場で根強く利用されるExcel、その課題と限界とは

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Excelから脱却できない理由と限界

 ビジネスに欠かせないツールの代表格といえばExcelだろう。請求書や納品書はもちろん、報告書や企画書の作成、ちょっとした経費計算など、あらゆるシーンで活躍する。たとえば毎月の経理処理が締まったあとで作成する月次決算報告書などでは、多くの企業がExcelを利用しているのではないだろうか

 しかし、なぜExcelなのか。まず挙げられるのは様式へのこだわりだろう。ずっと使い続けてきた見慣れたフォームというのは非常に大きい。

 次の理由は、柔軟性の高さだ。たとえば、金額は会計システムに入力していても、1人当たり単価や床面積あたり売上高などの算定に使われる「人数」や「面積」といったデータは、会計システムに入力できないために1度データをCSVファイルなどでダウンロードしてきたあとに、Excel上に記入していることが多い。それをまとめて報告書を作成する、といった具合だ。

 さらに、Excelが手軽に使えるのも大きな理由だろう。規模の小さい企業で、営業メンバー全員がExcelで予実管理をしている、個々人のちょっとした経費計算はExcelでやっている、という企業も少なくないだろう。

 では、Excelを利用する問題点とは何だろうか。

 最も大きな課題はスピードだ。企業にとって、できるだけ早く数字をまとめて報告することはとても重要だが、Excelを使うと、会計システムからデータを落とし、加工して報告書を作るというタイムラグが発生する。もし入力漏れなどが見つかると、再びデータを落とし、加工して……という処理が必要になり、これが積み重なると膨大なムダが生じる。

 また、データ管理が属人的になり、データ比較が困難になることも挙げられる。A部署での様式とB部署での様式が異なるため、部署間の比較ができないといったケースはよく聞く話だ。

 さらにファイル管理が煩雑になるということもあるだろう。Excelのファイルは各人のローカルPC上に保存されていて、「あのファイルどこにあったっけ?」という事態を頻繁に招いてしまう。

 Excelは汎用性が高く、誰でも使えるため、規模が小さい時は最適なツールと言えるだろう。しかし、企業が成長するとExcelでは手に負えなくなり、徐々にExcelのメリットよりも弊害のほうが大きくなってしまう。

 では、Excelの良さをある程度踏襲しつつ、Excel依存から脱却するにはどうすればいいのだろうか。また、Excelから脱却することで、どのようなメリットが生まれるのだろうか。

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・自由度を保ちつつ、スピードを高めるには
・周辺業務でも脱Excelを実現するには

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