もっと手軽に、グループウェアを使いたい――ユーザーが考えた新たな活用法とは？
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企業内の情報共有やスケジュール管理、ワークフロー、勤怠管理や経費精算などに、グループウェアの導入を検討する企業は多いだろう。しかし、使われていない機能が多い製品を導入したことで高いコストがかかったり、実際に導入しても活用されていないといった悩みの声が聞かれる。こうした中で、社外の取引先との短期間のプロジェクト管理をはじめ、グループウェアの活用に工夫をしている企業もある。そこで今回は、手間もコストもかけずにグループウェアを手軽に導入し、うまく使いこなしている企業の事例を紹介しよう。
SaaS型グループウェア選定のポイントは、価格安心して使える「サポート面」が決め手になるケースも
グループウェアの新規導入だけでなく、サービス終了に伴う乗り換えなどを機に、より使いやすいグループウェアを検討したいというニーズを持つ企業は多い。また、業務利用が進むスマートデバイスを有効活用したい、ソーシャル機能を活用したいといった最新のニーズにもきめ細かく対応するサービスが求められている。「低価格でスムーズに導入できることから、パッケージ型からSaaS型へとグループウェア移行をする企業が増えてきた」と語るのが、中堅・中小企業のビジネス支援を行う企業、リスモン・ビジネス・ポータル 営業部 マネージャー 澤田 桂氏だ。
「2015年は、導入済みのパッケージ製品のサポート終了クラウドへの乗り換え需要が目立ちました。一方で、グループウェア未導入のお客様は、メール以外の情報共有の手段に対するニーズが最も多く、その次にモバイル利用や、ワークフローなどの機能を求めているという状況です」（澤田氏）
グループウェアを選定する際のポイントは、価格面、導入までの期間はもちろん、サポートの手厚さも重要だ。しかし、澤田氏は「それ以前に、導入目的を明確にすることが重要」だと強調する。
「実際にはすべての機能を使う事は多くありません。最初にあれもこれも機能を使おうとせずに、企業内で何を実現したいのか、目的を絞り込むことが重要です」（澤田氏）
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