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2016年07月04日

経理部門の「伝票入力の負荷」を激減させる秘策とは?ワークフロー見直し術

日々の企業活動では社内外でお金が動く。企業のビジネスとは、詰まるところ、その動きの総和といってよいだろう。その動きを記録した紙が「伝票」だ。つまり、伝票を見れば、企業のビジネスが見えるはずだ。ところが、多くの企業では、伝票入力は経理部門だけの業務と信じ込まれている。しかし、この常識を変えると、ビジネスが大きく変わる可能性がある。

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経理部門のビジネスプロセスを改善しづらいのには理由がある


企業における経理部門の本来の役割と現実のギャップ

 企業の日々の業務で「伝票」は欠かせない。しかし、改めて「伝票とは?」と聞かれると、会計知識のない一般のビジネスパーソンは、意外と正確に答えられないかもしれない。

 「伝票」とは、企業における金銭の出入や取引内容を記入する一定の様式を備えた書類のこと。振替伝票、入金伝票、出金伝票、仕入伝票、売上伝票があり、ビジネスにおけるすべての取引は「伝票」に記録される。

 多くの企業では、伝票の作成を経理部門が担っている。それは、経理部門が3つの責任を負っているからだ、1つは外部に対して正しい報告をする「制度会計」への責任、2つ目は経営陣に報告する「管理会計」への責任、3つめが国への報告を行う「税務会計」への責任である。2つめの管理会計は義務ではないが、自らのビジネスの状況を正確に把握し、戦略を立てるために、ほとんどの企業が実施している。

 つまり、経理部門は企業のビジネスを正しく把握して社外や国に報告するとともに、自社の戦略立案にも関わる重要な役割を担っているのである。

 ところがその重要な伝票作成が、多くの企業の経理部門にとって重荷になっている。中でも最大の課題は「伝票の入力業務が一時期に集中している」ことだ。多くの企業は、取引先から請求書が届かないと入力しない。このため、どうしても作業が月末や締め日に集中する。

 また、関係部門の調整不足、認識不足も問題だろう。さらに協力を得られたとしても、現場に経理の知識・スキルが不足しているため、伝票の起票方法がわからないといった問題が発生し、結局は経理部門がまとめて入力せざるをえないという企業が少なくない。

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