ファイルの単なる「共有」から「活用」へと脱却するために、何が必要か?
多くの企業が、導入したファイル共有サービスに不満を感じている
ビジネスの機動性を高めるため、社内外でのファイル共有は必須だ。通常最も一般的に使われているのはメールによるファイル添付だろう。しかし、メールはオープンで自由な仕組みではあるものの、ファイル添付によるデータの共有は、容量や安全性の面から不向きなこともある。そのため、オンラインストレージやファイル転送サービスなどを利用している企業は多い。確かにファイル共有には適しているが、利用しているうちに不都合を感じるというユーザーも多いのではないだろうか。
日本オラクル クラウド・テクノロジー事業統括 デジタル・エクスペリエンスソリューション部 部長の渡邊 紳二氏は「実際、今のソリューションに満足していないユーザーは多いようです」と、次のように語る。
「ITRの調査によれば、企業において何らかのオンラインファイル共有サービスを導入している企業が約50%にのぼる一方、37.1%の企業が、すでに導入しているサービスのリプレースを検討しています」(渡邊氏)
なぜ、一度導入したファイル共有サービスに不満を感じるのだろうか? ユーザーがオンラインストレージに抱く課題としては、「共有してよいファイルの判断がつかない」「セキュアに管理できない」「ファイルが探しにくい」「結果、ストレージがゴミ箱状態になってしまう」「ファイルを情報発信のための『アセット』として再利用するのに手間がかかる」などのポイントが挙げられる。
また、前出のITRの調査によれば、ユーザーがサービス選定時に重視する機能として、「ウィルス対策などのセキュリティ機能」に加え、「既存の文書管理システムとの連携」「公開期間指定や自動削除などデータのライフサイクル設定機能」などが重視される傾向が見られる。
「つまり、単なるファイル共有の機能だけでなく、ファイルの『活用』、すなわち、社内外の関係者がファイルを起点にコラボレーション可能な『デジタルコラボレーション』のための基盤が必要だと、多くの企業が気付き始めているのです」(渡邊氏)
・共有だけでなく「活用」を可能にするデジタルコラボレーション基盤
・「ソーシャル機能」がコラボレーションをさらに促進する
・国内有力企業を中心に、多数の導入実績を有する
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