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2017年04月21日

ビジネス版LINE「LINE WORKS」は何が便利? よりセキュアに使うには?

ビジネスによりスピードが求められる時代だ。しかし、仕事の進め方、特にメールを中心としたコミュニケーションは、今も大きく変わっていないのが現状といえる。そこで注目を集めるのがLINEをはじめとするチャットツールだ。コンシューマー向けサービスを“勝手に”社員が使う「シャドーIT」のリスクが顕在化する中で、企業はいかにして上手にクラウドチャットツールを活用すればよいか、そのポイントを探った。


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ビジネスに欠かせないデバイスとなったスマホの台頭で、メールからチャットへのシフトが加速している


スマホで使いにくいメール、企業でも少しずつ淘汰されている

 ビジネスによりスピードが求められる昨今、企業は目的に応じて効果的にITツールを使い分け、さらに業務の効率性を高めていく必要がある。

 ビジネス上のコミュニケーションにメールは不可欠だが、一方で、スピードや検索性などの点で課題もある。数多くのメールがやり取りされた結果、受信トレイにはたくさんの未読メールが溜まったままになってしまうことはないだろうか?

 メールは比較的フォーマルなコミュニケーション手段である一方、文面の作成はビジネス上の書式に則る必要がある。すなわち、時候の挨拶から要件を明確に伝え、最後の署名を記すといった要領だ。これらの作成プロセスは確実にビジネスの時間を奪っている。

 もちろん、相手との関係性に応じて多少のカジュアルさは許容されるものの、非同期的なコミュニケーション手段であるがゆえに、「後で返信しよう」「しっかり返信しよう」という心理が働きやすく、コミュニケーションのロスが生まれやすい。

 また、近年急速にビジネスの必携アイテムとなったスマホにおいて、メールアプリは使いにくい面がある。新着メッセージの到着に気付くスピード、内容確認のしやすさ、履歴の追いやすさ、返信のしやすさといったあらゆるフェーズで、スマホに最適化されていないメールはもたつきを感じてしまう。

 そこで注目されるのが、LINEをはじめとするチャットツールだ。チャットは短文が基本で、メールボックス等を介さず直接相手に届く同期的なコミュニケーションツールのため、時候の挨拶も署名もなく、簡潔に要件をやり取りできる。情報のやり取りが早く、その手軽さはスマホとの相性も抜群で、コンシューマー分野では多くの人がチャットツールを中心としたコミュニケーションに切り替えている。

できる営業マンほど使いたがるチャット、セキュアに導入するには?

 こうした流れは、確実にビジネス分野にも影響を及ぼし始めている。一般向けサービスのビジネス利用は、スマホしかり、クラウドしかり、近年のITで必ず起こってきた現象だ。メールのすべてがガラッとチャットに置き換わる、ということはしばらくないだろうが、数年前よりも、確実にチャットのような手軽なコミュニケーションが許される土壌ができ始めている。顧客との関係強化、意思決定の迅速化、業務効率化といった改革を考えたとき、今後チャットツールの導入は必ず選択肢に入ってくるだろう。

 しかし、ビジネスの現場に導入するためには、使い勝手の良さだけでなく、情報漏えい対策などセキュリティ面が担保されなければならない。たとえば、どんなテキスト、どんなファイルをやり取りしたかというチャット履歴を管理する「ログ取得、管理」機能や、ログインをはじめとする「アクセスログ」の管理、ID管理やMDM(モバイルデバイス管理)、シングルサインオンやアクセス/端末制御などの認証基盤の整備である。

 実際、「できる」営業マンほどビジネスにもチャットツールを導入したいと考え、個人IDを用いて、勝手にLINE等のコンシューマー向けチャットツールを使ってしまっているケースも少なくない。こうした、会社の管理下にないITデバイスやサービスを社員が勝手に利用する「シャドーIT」のリスクを低減するためにも、セキュアなチャットツールを検討する必要がある。

 では、よりセキュアに、かつ利便性を損なわない形でチャットツールを導入するには、具体的にどのようなソリューションがあるのだろうか?

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・ビジネス版LINE「LINE WORKS」がおすすめな理由
・認証強化やアクセス制御など、よりセキュリティを高めるために
・永年無償で「シングルサインオン機能」提供キャンペーン、「100社無償導入支援サービス」も
・IDOM(旧ガリバー)では5000アカウント導入、その効果は?

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