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2017年06月26日

今さら聞けないワークフローの基本と「製品選定の落とし穴」回避方法

稟議書や経費精算書などを電子化し、あらかじめ決められたルートにしたがって配信し、決済処理などを行うのがワークフローシステムだ。多くの企業では、当たり前のシステムとして導入・活用されているが、いまだに一部を紙でやりとりしている企業も少なくない。また、導入されていても、「社内に戻らなければならない」「担当者が変わったのでいちいち設定を変えなければならない」といった“機能不全”を起こしているケースもある。ここでは、ワークフローシステムを導入する意義を改めて整理するとともに、最適な製品を選定する際のポイントを解説する。

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ワークフローシステムの整備は意思決定のスピードに大きく関わる

(© BRAD – Fotolia)


ワークフローシステムを導入する理由と導入後に起こりうる問題

 稟議書、報告書、経費精算書、各種の届出書など、企業においては、さまざまな申請書・通知書が利用される。こうした書類は、一人一人の従業員が作成し、上長等の承認・決済手続きを経て、最終的には経理部門や総務部門などの担当者まで届けられ、保管される。

 もちろん、こうした書類を紙ベースでやりとりすることも可能だが、企業規模が大きくなれば自ずと限界が訪れる。そこで、書類を電子化し、決められたルートで配信し、承認・決済を自動化するITシステムが求められることになる。それが「ワークフローシステム」だ。

 その目的は、業務効率化と内部統制の両立だ。ワークフローシステムを導入すれば、いつ、誰が、何の目的で起票したのか、どういうルートで書類が回ったのかがすべて可視化される。もちろん、紙ベースでも履歴は残り、さかのぼって調査することはできるが、その手間を考えれば、ワークフローシステムのほうが圧倒的に効率的かつ正確だ。さらに、すべての履歴が電子的に記録されるので、不正を未然に防ぐけん制機能も働く。

 したがって、多くの企業が、当初は紙ベースであっても、どこかのタイミングでワークフローシステムを検討することになる。

 ただし、市場にはさまざまなワークフローシステムが存在する。安易に製品を選択すると、あとで苦労することにもなりかねない。

 特に注意したいのが、ワークフローはそれ単独で使われることがほぼない点だ。たとえば、社員マスターが人事管理システムに入っていれば、常にデータを同じにする作業、もしくは仕組みが必要になる。さらに、稟議や精算などの申請データを最終的に財務や会計システムに落とし込むために、新たなシステム開発が必要になる可能性もある。

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