メールはもはや「遅すぎる」 最適な企業向けチャットツールを探せ
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ビジネスにおいて「スピード」がますます求められる昨今では、少しのコミュニケーションロスが売上に大きな影響を及ぼしかねない。ネットワークやデバイスといったテクノロジーが進化する中で、メールという手段は果たして今でも最適なコミュニケーションツールだろうか？ 企業はセキュリティを確保しつつ、今よりさらにビジネスを加速させるコミュニケーション環境について、さまざまな可能性を探っていくべきタイミングと言えるだろう。
メールは今でも最適なコミュニケーションツールと言えるか？
ビジネスのコミュニケーションにスピードが求められる中で、企業は、セキュリティポリシーを確立した上で、適切なコミュニケーション環境を構築することがますます重要になっている。1998年に設立され、長きにわたって企業のコミュニケーション・コラボレーション環境構築の支援を行ってきたサテライトオフィスの代表取締役社長 原口 豊氏は、企業のクラウド利用、特にコミュニケーションツールに関する動向や課題について以下のように述べる。
「長らく、企業のコミュニケーション手段にはメールが用いられてきました。メールは自由度が高いツールである一方で、スピードや検索性などの点で課題も抱えています」（原口氏）
原口 豊氏
例えば、メールの作成は、時候の挨拶から始まり、要件を相手に的確に伝えるための、ある種の“プロトコル”に則る必要がある。フォーマルなやり取りをする際には向いているものの、受信者側に「きちんと返信しなければならない」という心理が働きやすく、ついつい返事を後回しにした結果、受信トレイに未処理のメールが溜まってしまう事態に陥ることになる。
ビジネスにスピードが求められる中で、コミュニケーションのロスは致命的だ。そこで、LINEをはじめとするチャットツールが注目を集めている。チャットは短文のため、形式ばったコミュニケーションではなく、カジュアルで、単刀直入に用件を伝えるのに向いている。また、既読か未読かが一目瞭然のため、管理機能もあるため、情報のやり取りが早い。
チャットツールにも課題がある 適切な導入でシャドーITを防げ
しかし、こうしたコンシューマー向けサービスの業務利用には課題があると原口氏は述べる。「チャットツールの業務利用に際しては、使い勝手の良さとセキュリティの両方が担保されなければなりません。個人IDで業務上のコミュニケーションを取ることは、会社の管理下にないツールやサービスの利用、すなわちシャドーITを招き、意図しない情報漏えいなどのリスクがあります」（原口氏）
こうしたリスクを軽減するには、ルール策定と適切なツールの提供が欠かせない。すなわち、目的に応じてメールやチャットツールの使い分けるためのポリシー策定を行った上で、会社が管理する認証基盤とチャットツールを連携させ、そこでどんな情報のやり取りがあったか、ログの取得、管理機能などを整備することが大事になってくるのだ。
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