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2017年08月21日
「電話」に潜む多くのムダにメスを入れる 手持ちのスマホで内線を! 今こそ「会社電話」の再構築を本気で考える

今やワークスタイル変革に取り組む企業は珍しくないが、その「変革」はデータ通信系の環境整備ばかりに目が行ってないだろうか。実は、「電話」に潜むワークスタイルのムダは多く、それが会社の生産性の足を引っ張っていることもよくある。コミュケーションのロスや通話コストに対して、今真剣に向き合えばリターンは大きいはずだ。


見落とされがちな「電話」が足を引っ張っている

 いつでも、どこでも業務を行える環境を整え、生産性を高めるため「ワークスタイル変革」に取り組む企業は多い。ワークスタイル変革のための環境構築というと、クラウドソリューションの利用や、ネットワーク環境の整備といったデータ通信系の環境構築にばかり目が行きがちだ。

 一方、「電話」については、仕事の中でも一定の割合を占めているものの、社員にスマートフォン(スマホ)を貸与する程度の運用が一般的ではないだろうか。しかし、ワークスタイル変革の中でも見落とされがちな電話の運用には、実は多くの課題やムダが埋まっている。

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企業が日常的に使っている社内の「電話」こそ、じつは多くの
ムダが潜んでおり、ワークスタイル変革の障害となっているケースが多い



 たとえば、外出の多い営業担当者に今すぐ連絡したい、というケースは日常的に発生する。しかし、その人が社内・社外のどこにいるかわからない。まずは内線や部署の代表に電話し、つながらなければその担当者のスマホにかけ直すというように、いくつかの連絡先を試して連絡を取るムダが発生しているはずだ。

 また、お客様から電話がかかってきた場合には、内線への転送をまず試みるだろう。担当者が不在の場合は、折り返し電話することを伝え、担当者にはお客様に電話をするよう言付けるなど、取次業務が発生し、相当の手間がかかる。場合によっては、そうした取次業務がビジネスチャンスの喪失につながる可能性もある。

 また、「必要のない通話料」もかなりの頻度で発生している。たとえば、外出の多い営業担当者に電話をかけるときなどに「社内の固定電話発、携帯着」の通話料金が頻繁に発生する。場合によっては、相手が会社にいるにもかかわらず、取りあえずスマホにかけてしまう場合もある。

 あるいは、社内の固定電話から電話発信できる環境にあっても、「通話先の電話番号がアドレス帳に入っているので、ワンタッチで電話できる」などの利便性の理由から、通話料金を気にせずスマホからかけてしまう、というケースもあるだろう。

 加えて、そもそもスマホを貸与しておらず、プライベートのスマホの業務利用を容認・黙認している企業もかなり多い。この場合、電話料金のきちんとした経費精算は難しく、会社利用分を含めて個人が負担することになりがちだ。そうすると、使用する際にも料金のことが頭をよぎり、電話ならすぐに済む用事もメールを介してリアルタイム性を損なったり、長電話を避けるために重要な伝達事項を伝えきれなかったりする。

 このように、モバイルネットワークが発達し、コミュニケーション手段が音声だけでなくメール、チャットなどのように多様化している一方で、音声通話に目を向けると、まだまだムダなコストを圧縮できる余地があることがわかる。

 そして、こうした見落としがちな電話のムダを改善し、ワークスタイル変革のリターンを最大化できるのが、「今使っているスマホ」をそのまま「内線化」できるソリューションだ。

「今使っているスマホ」を内線化する利点とは?

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