「クモの巣が張っていた」 従来のイントラネット

　規模の大小を問わず、企業内の情報共有やコミュニケーションが重要であることに疑う余地はない。業務におけるノウハウ以外にも、企業としての方向性、業績、各部門からのお知らせなど、全社員が知っておくべき情報は多い。これらが社員に行き渡ることで、日常的な業務もスムーズにこなせるのである。社内広報にイントラネットを利用する企業も一般的になっている。

安藤知子氏 マスターフーズ リミテッド 人事部 コンペンセーション＆ コミュニケーションマネジャー

　しかし、マスターフーズ社内広報を担当する人事部マネジャーの安藤知子氏は、同社のイントラネットに不満、というよりも危機感を抱いていた。

　多国籍企業のユニットであるマスターフーズの社員（同社ではアソシエイトと呼んでいる）は、国内のみならず海外の情報にも目を配っておく必要がある。さらに、アソシエイトの半分はフィールドセールス担当で、社内に机も持たず、直行直帰がほとんどである。アソシエイト間の意思疎通や情報共有は最重要課題なのだ。にもかかわらず、従来のイントラネットはこうした需要を満たしていたとは言い難かった。

「従来のイントラネットには問題がいくつもありました。まず、情報をアップするためにはシステム部門に頼む必要があり、情報を持っている人自身ができなかったということが1つ。これでは情報をタイムリーに伝えられません。また、情報の分類は時と共に変わっていくものですが、こうした分類も後から変えられませんでした。さらに、画面が静的でアクセスしても更新されたのかどうかよくわからない、いわばクモの巣が張ったようになってしまっていたのです。申請書など手続き関係の情報もどこにあるかもわかりにくく、アソシエイトの使用頻度も減っていました。情報共有ツールとして機能していなかったのです。」（安藤氏）

「以前は、載せたい情報を情報部門がHTMLとして書き起こしていたんです。ユーザー自身がデータをアップする機能もあることはありましたが、手作業が多かったですね。」（同社ビジネスシステムアナリスト　坂上菜々氏）


WebSphere Portalで
ポータルサイトを構築 　こうした状況を解決するためにイントラネットを全面的に刷新し、社内ポータルサイトを構築することにした。ポータルサイトとは、例えばYahoo!のように、さまざまな情報・サービスの玄関（ポータル）となるサイトのこと。これを社内向けに作るのである。

　ポータルサイトを構築するための製品は各社から発売されているが、日本アイ・ビー・エムの「WebSphere Portal」を採用することにした。決め手となったのは2点、コストとバイリンガル対応だった。

「今回はグローバルプロジェクトではないため、何千万円もかけることができません。また、弊社では日本語が読めないアソシエイトも働いていますから、日本語・英語のバイリンガル対応は絶対条件です。これらの条件を満たす唯一の選択肢がWebSphere Portalでした。」（安藤氏）