サイボウズは2日、携帯コンテンツなどを手がけるディー・エヌ・エー（DeNA）が、サイボウズの大規模向けグループウェア「サイボウズ ガルーン 2」を導入したと発表した。
DeNAグループの1,000ユーザーで導入し、本格稼動しているという。あわせて、Webデータベースシステム「サイボウズ デヂエ」の無制限版や、モバイルパソコンや携帯電話からのアクセスを実現する「サイボウズ リモートサービス」も導入した。
DeNAでは、2000年頃から日本IBM社の「Lotus Notes」を導入し、社員名簿や業務処理依頼などの申請書の管理をはじめ、簡単なワークフローの構築も行っていたという。
しかし、情報共有が進行するにつれ、「Notes」では補いきれないスケジュールが発生。その強化を図るべく、2005年にネオジャパン社の「desknet's」も合わせて導入していた。
その後2008年には、業務の拡大に伴うさらなる人員増加に対応すべく、大規模向けの情報共有基盤システムの導入を検討していた。
当初は、現場からの要望に応えるべく、多機能なアプリケーションのソフトを検討していたものの、運用ノウハウの蓄積にかかる時間や人的コストを削減するため、シンプルにスケジューラーやポータル機能に特化したソフトに絞り込みなおした結果、「ガルーン 2」と他3製品が候補として残り、ガルーン2ならびにデヂエの採用に至った。
ガルーン2とデヂエが採用された理由は大きく2点。両製品の導入と今後5年間にかかる運営費用が、Notesとdesknet'sの組み合わせの約半分で済んだということ。もう1点は、細かいアクセス権限設定が容易であるという点。そのほか、前の職場で利用していた社員からのリクエストもあったという。
導入後は、ガルーン2のファイル管理機能で社内に散在していたデータを一元管理。さらに情報漏えい防止などを目的として、社内情報のやり取りをEmailからガルーン2の社内メールに移行。導入時には、情報システム部門のポータルを整備し、全社公開。「ガルーン 2」の「RSSリーダー」を使用して「デヂエ」の新規登録・更新情報を読み込むなど、「ガルーン 2」と「デヂエ」を連携させた利用を社内で浸透させる。
DeNAでは、導入後3ヶ月ほど経過した時点で「ガルーン 2」の利活用状況を「デヂエ」を使ったアンケートで調査するなど、社内利用の状況を定期的に観察していくという。さらに、現在は情報システム部だけで利用している「デヂエ」を使った工数管理も全社的に実施し、業務の見える化を図る予定。
参考リンク：
老朽化するNotes/Dominoプラットフォームに迫る3つの課題ノーツマイグレーションセミナー：基調講演「グループウェアの今後「アフターノーツを考える」みずほ情報総研 吉川 日出行氏