【事例取材】新日鉄グループの物流を支える日鐵物流、仕事の進め方を改革した新しい会議システムの効果とは
NEC「ConforMeeting/e」導入事例
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日鐵物流は鉄鋼最大手の新日本製鐵（以下、新日鉄）グループの物流を担う企業だ。同社は毎月末、全国の支店およびグループ会社の経営層が集まって役員会議を実施する。事務局となる総務部は、そのたびに最大3500枚にもおよぶ資料を印刷し、会議に備える必要があった。そこで、これらの負担を軽減し、セキュリティ向上とスピーディな情報共有を実現するため、NECの会議システム「ConforMeeting/e（コンフォミーティング・イー）」を導入。この新しい会議システムによって会議のあり方は大きく変わるとともに、会社の仕事の進め方まで改革されたという。実際に事務局で業務を担当した日鐵物流 総務・秘書課長 原田祐光氏と同課長代理 佐藤大和氏に、新しい会議システム導入を巡るビフォー・アフターを聞いた。
毎月の会議で印刷される資料は最大3500枚におよぶ
日鐵物流
創業は昭和17年。以来、企業統合、再編を経て、現在は日鐵物流本体と製鉄所のある君津、名古屋、広畑、大分、釜石にそれぞれ地域会社を持つグループ体制となっている。各地域会社は、それぞれの製鉄所の構内物流を担当し、日鐵物流本体は製鉄所で生産された製品を船で各中継基地まで運んだり、自動車メーカーや電気メーカーなどに直接トラックで輸送する業務を担っている。
特に鋼材を運ぶ内航海運の輸送量は国内企業ではトップクラスで、ものづくりの基礎となる鉄の流通を通じて、まさに日本経済を下支えする企業と言える。
その日鐵物流では、毎月末に役員会議を開催する。同会議では、日鐵物流と地域会社6社の社長、および本社の主管部長が出席し、経営、操業、安全、品質、コンプライアンスなどの議論および情報共有を行う。実際に会議の準備を担当している日鐵物流 総務・秘書課長 原田祐光氏は次のように説明する。
「会議は毎月月末の2日間にわたり、出席者は最大で35名にのぼります。出席者1人あたりに配布される資料は80～100枚になることも珍しくありません。我々、総務部が事務局になるのですが、プレゼンを担当する人は、たいていぎりぎりまで資料を作るため、会議開催前日の夕方になってようやく資料が届くこともあります。また、参加者によって資料も異なりますので、出席者ごとに資料を区分けしたり、修正箇所があると会議中でも差し替えが発生したりと、非常に煩雑な手間を強いられていました。こうした業務を総務の3名で担当していたのが実態で、月末は残業が当たり前になっていました」（原田氏）
役員会議の事務局の負担は経営層から配慮されるほどで、会議出席者からも、膨大な紙の資料の管理、置き忘れなどによる情報漏えいのリスク、情報伝達のタイムロスなどが指摘され、もっとスマートで体系的な会議資料管理の必要性が求められていた。こうした背景から、新たな会議システムの導入が検討されたのである。
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