容量無制限かつセキュアに！ モバイル＆データ爆発時代にファイル共有を考える
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いつでも、どこでも働ける。ワークスタイルが急速にモバイル活用へと変革している現在、企業のファイル共有やコラボレーションも、モバイルでの利便性を考慮した再定義が求められている。しかし、コンシューマから始まったこのモバイル化の流れは、従業員による勝手な「シャドーIT」を生むなど、新たなセキュリティ問題の温床ともなっている。また、日々指数関数的に増え続けるデータ容量も悩みの種だ。こうした時代に沿ったファイル共有とは、どうあるべきだろうか？
テクノロジーが進んだ今だからこそ、情報共有のあり方を見直す
クラウドモバイルエバンジェリスト
小田切 悠将氏
スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを、業務にも利用する企業が増えている。モバイルを活用した場所を問わない働き方で、仕事の生産性を向上させる試みだ。こうした背景について、セキュリティ、ネットワークなどの領域に特化した技術専門商社であるマクニカネットワークスで、クラウドおよびモバイルのエバンジェリストとして活動している小田切 悠将氏は、以下のように語る。
「モバイルデバイスは従業員が既に個人として保有している割合が高く、トレーニングコストはほとんどありません。加えて『いつでも、どこでも』仕事のデータにアクセスできる利便性は魅力的で、企業のモバイルデバイス導入意欲は非常に高いです」（小田切氏）
また一方で、企業が保有するデータ量は爆発的に増えていると小田切氏は指摘する。
「10年前は、企業が保有するデータ量は、平均で1テラバイトといわれていました。これが、今では20テラバイトといわれます。当然ですがこれらのデータ量は今後も間違いなく増えていくと考えられます」（小田切氏）
いつでも、どこでも働ける環境と、増え続けるデータ量。こうした環境で顕在化するのが、「増え続けるデータをセキュアに保管でき、モバイルも含めて便利に利活用していくためにはどうしたらよいか」という課題だ。企業で利用する以上、セキュリティの確保は当然求められるが、「モバイルアクセス禁止！」といったセキュリティを実装すると、利便性を大きく損なってしまう。
「外部から安全に社内ネットワークにアクセスでき、従業員自身がプライベートで使い慣れているモバイルデバイスを使って、普段業務で利用するPCと同じ環境で仕事ができる。こういった新しいコミュニケーション・コラボレーションのニーズが高まっています」（小田切氏）
今求められるファイル共有システム構築の4つのポイント
つまり、現代的な情報共有・コラボレーションのためにはもはやモバイルは外せない要素であり、モバイルを含めた社内データを安全に保管し、また利活用するためには何が必要になるのか。ポイントは、以下の4つに整理できると小田切氏は語る。
＜4つのポイント＞
- データをどこに保存するかという「保管場所」
- 大量に増えたデータの中から必要なデータをいかに見つけるかという「検索性」
- 業務に活用するために、いかに他の人と「共有」するか
- いかに安全にデータを保護するかという「セキュリティ」
たとえばファイルの保管場所は、クラウドのファイル共有サービスならどこでも好きな場所に保存してよいわけではない。きちんと企業が監視できる場所に保存される必要がある。
「これだけコンシューマ向けのクラウドサービスが増えている状況では、社員が勝手にクラウドサービスを私的利用し、そこにファイルを保存してしまう『シャドーIT』のリスクがあります。利便性のために、よかれと思ってやったことが、セキュリティの穴になってしまうのです」（小田切氏）
また、ファイルの活用・コラボレーション作業のためには、保存できるデータ容量や、バージョン管理などもポイントになる。
「プレゼン資料もどんどんリッチになり、ファイル容量は増加の一途をたどっています。たとえば、容量制限がネックとなり、肝心なときにサービスが利用できない可能性があります。また、保存するファイルが増えていくと、管理が煩雑化し、どこに必要なファイルがあるのか、またどれが最新ファイルかわからないという問題も起きてきます」（小田切氏）
企業によっては、オンプレミス環境でファイルサーバを運用しているところもあるだろう。しかし、デバイスが増え続け、ネットワークの境界が増えていく中で、あらゆる場所から安全にアクセスする仕組みを整備するためには構築にも運用にもコストがかかる。
「ネットワークインフラに投資するよりは、上述したようなポイントを踏まえたクラウドサービスに投資した方がより効果的で、コスト圧縮にも寄与するはずです」（小田切氏）
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