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2018年04月04日

ネットワンシステムズ流働き方改革(第4回)

Office 365活用の最終形態「BYOC」はこうして実現する

働き方改革を進めるためにOffice 365を全社導入したネットワンシステムズ。同社は、セキュリティや利便性の課題を想定し、さまざまな対策を練りながらクラウド導入の準備を進めたが、トライアルで想定外の課題が発見され、それを解決してから全社導入にこぎ着けることになった。連載第4回の今回は、Office 365全社導入で同社が問題を乗り越えた方法と、その後のモバイル活用促進のための周辺ソリューション戦略、さらに、今後の働き方を大きく変えるOffice 365活用の最終形態「BYOC」に向けた構想について話を聞いた。

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Office 365を攻めの姿勢で導入したネットワンシステムズに「Office 365活用」の究極の進化形の姿を聞いた

(© apolia – Fotolia)


Office 365の全社導入により、メールの保存容量が拡大

 ネットワンシステムズがOffice 365を全社導入する直前、いくつかのトラブルが起きた。

 たとえば、Office 365に対する認証形式が、Office 2013既定のレガシー認証 (Microsoft Online サインイン アシスタント) からモダン認証 (ADAL:Active Directory Authentication Library) に変更されたことだ。

「認証方式が変更されたため、これまでのOutlook 2013を、Outlook 2016にバージョンアップする必要が出てきました。そのためOffice 365の全社導入が、予定していた7月から1カ月先の8月になりました」(木下氏)

 またOffice 365では、共同作業するチームメイトを選定し、メンバーが共有するOutlookの受信トレイ、予定表、ドキュメントライブラリなどをグループ化できる機能がある。この機能を使う際に、Outlook 2013のままだと使い勝手がよくないという問題もあった。

「グループ機能は、Outlook 2013では使うことができなかったため、一時的にWeb上(Outlook on the web)で利用してもらっていたのですが、さすがに全社導入の際には、これではユーザーの利便性に応えられないと考え、Outlook 2016に変更したほうがよいという判断がありました」(小野氏)

 Office 365を全社導入する際には、まず初期値のセットアップを行う必要がある。たとえば、この段階で業務における約1万のメーリングリストが立ち上がっており、その移行のための初期値設定はバッチ処理で10日間ぐらいかかる量だったという。また、こうしたセットアップと並行し、ユーザー説明会を開いた。また、移行後には1週間にわたって腕章をつけたサポート要員を40名配置し、ユーザーからの問合せに応じたり、積極的な声かけを実施した。

 では、Office 365の全社導入により、どのような効果が表れたのだろうか。

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・全社導入によりモバイルワークと働き方改革がさらに加速
・働き方改革の本質に向かって、今後もチャレンジは続く

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