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  • 2018/05/28

意外と多いOffice 365の「できそうでできないこと」をどう解決するか

クラウド型のグループウェアが好調だ。特にマイクロソフトのOffice 365は、メール・スケジュールを管理するOutlook、ビジネスツールとしてのWordやExcelなど、使い慣れたOfficeアプリケーションをそのまま利用できることもあり、導入する企業が増えている。ただし、いざ導入してみると、商習慣や文化に起因する機能・操作性の違いに戸惑うことも少なくない。場合によっては、それが原因で十分な活用が阻害される可能性さえある。こうしたOffice 365の「できそうでできないこと」は、どうやって解決すればよいのだろうか。

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Office 365は優れたクラウドツールだが、グローバルな仕様が日本企業にとって思わぬ「落とし穴」になるケースも
(©ra2 studio - Fotolia)

クラウドグループウェアでOffice 365が選ばれる理由

 クラウドのグループウェア市場が堅調だ。インターネットが使えれば、場所・デバイスを問わずどこでも仕事ができる。さらに、情報システム部門はサーバの保守・管理から解放される。セキュリティ面でも、クラウドの方がむしろ安全だ。いまや、オンプレミスのグループウェアを使うメリットは、ほとんど失われたといっても過言ではない。

 海外・国産ともにさまざまなサービスがあるが、代表的なサービスはマイクロソフトのOffice 365とグーグルのG Suite(旧 Google Apps)だろう。もともとはG Suiteが切り開いた市場だが、最近はOffice 365の勢いが増してきた。

 マイクロソフトは、オンプレミスの時代から、ずっと企業向けの製品を手がけてきた。それがクラウドシフトを遅らせた面もあるが、「クラウドファースト」を掲げて以降、そのクラウドへの投資には見張るものがある。

 一方で、ユーザーに急激なクラウド移行を強制しないのも、マイクロソフトのOffice 365が持つ特徴だ。たとえば、WordやExcelなどのOfficeアプリケーションは、従来どおりPCにインストールして利用できる。これまでオンプレミスの製品を使ってきた企業にとっては、既存の仕事のやり方をあまり変えることなくクラウド化できるのが、Office 365の魅力の1つなのである。

グローバルな製品だけに、導入には意外な落とし穴も?

 とはいえ、国産のグループウェアと比較すると、グローバルが基準となっている製品だけに、文化や商習慣に起因する機能の違いも存在する。たとえば、「営業部の○○部長の今週のスケジュールを見たい」と思っても、Office 365には、それを提供するビューがない。あるいは、ワークフロー機能はあっても、ハンコを必要とする文書には対応していない……等々だ。

 そして、こうした機能の違いがOffice 365導入を妨げたり、導入後に問題になったりするケースは、決して少なくない。それを防ぎ、Office 365導入を成功に導くには、どうすればよいのだろうか。

この記事の続き >>
・日本企業にとって"当たり前"の機能をどう実装すればよいか?
・NotesのOffice 365(SharePoint)移行にも対応
・100円/月の魅力的な価格、コスト削減にも有効

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