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  • 2018/12/07

“電子帳簿の法改正”が好機? 横浜ゴムや味の素の事例で学ぶ「経費精算デジタル化」

大手企業を中心に、経費精算のプロセスをシステム化して業務のスピードアップ化や、経費データ分析にもとづく課題解決を図る取り組みが進行中だ。本来、こうした効率化&省力化は、人手の限られた中堅・中小企業の経営にこそ大きな改善効果をもたらす。全世界で5610万人以上のユーザーと約8兆円の経費処理実績を持つコンカーのコンサルタントに「経費精算のデジタル化」の最新動向を聞いた。

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2017年に「電子帳簿保存法」が大きく改正され、経費精算の仕組みが変わりつつある
(©wladimir1804 - Fotolia)

なぜ今経費精算が注目されるのか

 ワークスタイル変革が叫ばれる中、オフィスのフリーアドレス化、テレワークの推進などに取り組む企業は少なくないが、意外に見逃されがちなのが、経費精算など従来からある間接業務の効率化だ。

 せっかく新しい勤務スタイルを導入しても、相変わらず出金伝票の処理のためだけに営業先から戻ってきたり、領収書の整理に月末の貴重な時間を取られるのは、かなりのムダである。

 ではなぜ経費精算だけが働き方の効率化から切り離されたままなのか。

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コンカー
ソリューションコンサルタント
JIIMA認定 文書情報管理士
宮本友香理氏
「企業でのIT投資では、ERPのような導入効果が目に見えやすいソリューションに投資を振り向けがちなのが理由の一つと言えるでしょう」と語るのは、「経費精算のデジタル化」を担う、コンカーのソリューションコンサルタント 宮本友香理氏だ。

 一方、経費精算というのは企業ガバナンスの上で非常に重要な領域だ。定期券の申請など交通費一つとっても、全員が適正な経路を常に選択しているとは限らない。

「経費精算は不適切な支出や、時には不正な行為を発見し是正するための手段として有効であり、“経営課題”として取り組む企業も増えてきました」(宮本氏)

 それだけ重要な業務ならば、経費精算の処理プロセスをデジタル化すれば、効率化にもガバナンス強化にも一石二鳥ではないかと誰もが思うだろう。

 事実、すでに大手企業ではシステム化を進めているところが多い。これは、「法改正」により、追い風が吹いていることも大きい。長らく経費精算の効率化の妨げとなってきた独特の「紙書類&ハンコ」文化の日本で1998年に制定された「電子帳簿保存法」が2016年に大きく変わったのだ。

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領収書電子化に向けた「電子帳簿保存法」規制緩和の推移

「スキャンデータで認められる金額の上限が3万円未満までだった『金額基準』が撤廃され、続く2017年には、デジカメやスマートフォンで撮影した画像の電子ファイル化も認められるようになりました。実質的に、どんな経費精算でもデータで処理できる環境が整ったのです」(宮本氏)

 それでも「大手がやることだから、ウチには関係ない」という人もいるだろう。なぜ、企業規模に関わらず、「経費精算のデジタル化」に取り組むべきなのか? 先進企業はどのように精算業務の手間を最小化しているのだろうか。
この記事の続き >>
・なぜ経費精算へ取り組むことが「成果」を生むのか
・「経費精算デジタル化」実際のフローとポイントは?
・横浜ゴムや味の素はどんな成果を出しているのか

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