もはや「限界」のファイルサーバ、増え続けるデータの管理とリスクにどう対処すべき？
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業務のデジタル化が加速する中で、企業内には多様なデータが蓄積・更新され、それに伴いファイルサーバ内のデータ量は増加の一途をたどっている。管理しなければならないデータが増え、IT担当の作業の負担とともに企業全体での情報を取り扱う際のリスクも高まっている。働き方改革が求められる中、従業員の労働生産性、業務効率を維持しながらファイルサーバをいかにうまく運用管理していくかは、IT担当のみならず、もはや組織全体で熟考すべき重要な問題である。
（Photo/Getty Images）
増え続けるファイルの管理に苦慮するIT担当
多くの業務がデジタル化されたことで、より多くのデータが記録・蓄積されるようになっている。ファイルサーバにも文書や画像、動画など多様なデータが保存され、その中身は、使用頻度が高いものや一定期間保存の必要があるもの、以前使ったものや取りあえず保存しているものまで、種類はさまざまだ。また近年ではデータ1つひとつも大容量化しており、ファイルサーバは肥大化する一方である。それに付随して多くの問題が生じている。
まず、ストレージの増設が必要になるため、バックアップも含めてコストが増加してしまう。これはクラウドのストレージサービスを利用している場合も同様で、使用容量に応じて課金額が増加してしまうものがほとんどだ。
一方で、組織内のユーザーの立場でみると、ファイルを探す際に時間がかかるようになり、使い勝手が悪くなる。データはそもそも「目に見えない」という特性上、物理的なスペースを取る書類に比べて不要なファイルが溜まりがちだ。状況を根本的に把握しづらい中で、管理者である情報システム担当者は勝手にデータを削除するわけにもいかず、常に対応が後手に回ってしまう。
もう1つのリスクがセキュリティである。機密性の高いファイルや、顧客や社員の個人情報を含んだファイルがファイルサーバの中に保存され、しかるべき権限のない人間がアクセスできるような状態で放置されているケースは多い。コンプライアンス上の問題になるだけではなく、最悪の場合、情報漏えい事故を招いてしまう。
今後も肥大化が続く中で、「手が回らないから」といってファイルの管理をユーザー部門や社員の責任で行わせるわけにはいかない。失敗が起きないような機能安全の仕組みを企業側の責任で整備すべきであり、管理のルールを決めてそれを円滑に徹底させられる内部統制、データガバナンスの仕組みを整えるアプローチが必要となる。
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・ファイルサーバ管理を成功させるための効果的なアプローチ
・容量の削減からアクセス権・個人情報の管理まで一括で実施する方法があった
・160TBの中から40TBの“ムダ”を削減した事例とは？
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