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  • 2020/07/22

いよいよ「紙とハンコ」問題が急務に、“ハンコ出社”は決して笑い話ではない

新型コロナウイルスの影響は、従来のワークスタイルに強制的な変化を引き起こした。そうした中、在宅勤務でテレワークを実施しても、紙の書類にハンコを押すためだけに、わざわざ出社しなければならないといった声も多く聞こえてくる。以前から業務効率を落とす原因として指摘されていた「紙とハンコ」問題だが、6月には政府が公式見解を示すなど、いよいよ喫緊の課題となったのだ。解決する絶好のタイミングである今、企業がとりうる対策を整理した。

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もう悠長なことは言ってはいられない状況になってきた
(Photo/Getty Images)

「紙とハンコ」が企業を追い詰める?

 日本ではハンコ文化が定着しているが、最近では「本当に書類に押印する必要があるのか?」といった疑問も出ている。

 たしかに、領収書やレシートを経費の原本として認めるために税法上では7年間の保管義務がある。ただし、電子帳簿保存法の改正により、スキャナーで電子化して保存することも認められている。このためには「適正事務要件」をクリアする必要があり、いまだ普及はしていないが、今後は検討・導入する企業が増えそうだ。

 押印に関しては、2020年6月に政府が「テレワーク推進の障害になっている」という公式見解を出し、その見直しに向けて企業の自主的な取り組みを促したい意向を示した。

 外部とのやり取りだけでなく、社内の事務処理や手続きにおいても、「紙とハンコ」の見直しは急務だ。たとえば、緊急時に担当者が不在だと承認業務はストップする。社内便が紙の書類だとスピードは遅いうえ、検索性も劣る。紙の保管スペース、コストも軽視できない。

 今回のパンデミックは、こうした「紙とハンコ」が抱える課題を一気に顕在化させた。そして、「このまま放置したら、これからの時代に生き残れないかもしれない」という危機感を多くの企業に喚起したといえるだろう。では、企業は具体的に何をすれば良いのだろうか。

この記事の続き >>
・テレワーク定着にもつながる「業務プロセスの見直し」
・見直した業務プロセスを電子化してつなぐ
・今こそ電子化で効率化・コスト削減を進めるチャンス

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