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  • 2021/07/21

めんどうな紙書類の「仕訳・入力ミスチェック」、1人でも解決する方法

コロナをきっかけに、テレワークへの移行など、企業のデジタル化を通じた業務プロセスの効率化が進んだ。それでもなお、バックオフィス部門を見ると、依然として人手を必要とする非効率な業務が残り続けており、特に請求書や領収書などの紙書類を扱う業務は改善が難しいとされている。こうした課題を解決するためにERPなどの業務ソリューションを導入した企業もあるが、なかなか成果に結びついていない。バックオフィスのDXが進まない原因はどこにあるのだろうか。

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ERPなどのソリューションを導入しても、作業工数が減らないのは「手入力」が無くならないから?
(Photo/Getty Images)

業務が改善しない最大の理由は「手作業のデータ入力」

 企業のバックオフィスには、財務会計、人事管理、給与計算など、多くの業務がある。こういった業務を遂行する部門が抱える課題として、一般的に挙げられるのは「人手不足」「専門知識の不足」「業務の仕組み化ができていない」といった点だろう。

 たとえば、業務に回す人的リソースが不足すると、個々に負担がかかるため、確認作業が疎かになり、そこからミスを誘発するリスクもあるだろう。特に中小企業では、人手不足も相まって、場合によっては総務が経理を兼任するようなケースもあり、専門知識が足りないままに、業務をこなしていることがあるかもしれない。

 また、業務の仕組み化ができていないことも大きな課題だ。もともとバックオフィスは、各担当者が独自のルールで運用しているパターンも多く、属人的になりやすい傾向がある。そのため部門内、あるいは部門間での情報共有が難しくなり、せっかくのデータや数値が生かされていない。

 最近では、コロナ禍によってテレワークへの対応が求められるようになっているが、バックオフィス部門には、まだ請求書や領収書などで紙処理や押印などの習慣が根強く残っており、DXの足かせにもなっている。

 こういったバックオフィスが抱える多くの課題に対し、企業も業務システムの導入などにより対策を進めてきているが、根本的な解決につながっていないことも多い。その最大の理由は「データを入力するプロセス」が手作業のままであるからだろう。

 よくよく思い起こしてみると、ERPシステムを導入している企業でも、データを社員が手作業で入力する行為は、この20年ずっと変わらず残り続けている。ここからは、企業の業務改善を妨げる「手作業によるデータ入力」を無くす方法を解説したい。

この記事の続き >>
・バックオフィスのあるある業務課題
・個別最適より全体最適が重要と言えるワケ
・紙書類の「仕訳・入力ミスチェック」業務を効率化する方法

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