「今こそワークスタイル変革のラストチャンスだ！」。ドワンゴをはじめとする数々の有名企業で取締役を担い、慶應義塾大学 政策・メディア研究科で教鞭も執る夏野剛氏は、そう語る。しかも「変革のタイムリミットまであと4年」とも。その真意はどこにあるのか。また、まだ変革に着手していない企業は何をすべきなのか。夏野氏に話を聞いた。

いつでも、どこでも働ける。ワークスタイルが急速にモバイル活用へと変革している現在、企業のファイル共有やコラボレーションも、モバイルでの利便性を考慮した再定義が求められている。しかし、コンシューマから始まったこのモバイル化の流れは、従業員による勝手な「シャドーIT」を生むなど、新たなセキュリティ問題の温床ともなっている。また、日々指数関数的に増え続けるデータ容量も悩みの種だ。こうした時代に沿ったファイル共有とは、どうあるべきだろうか？

慶應義塾では、オンラインストレージ製品の利活用において、部門間や外部とのファイル共有における柔軟性や利便性、互換性に課題があった。そこで利用者のニーズに沿った製品を検討し、機能の汎用性や100種類以上の拡張子に対応したファイルのプレビュー機能、保存ファイルの共有範囲を柔軟に設定できるといった「Box」の特長に着目。2016年4月、慶應義塾の約50,000ユーザに、コンテンツ・マネジメント・プラットフォーム「Box」が導入された。

WWFは、100か国以上で活動している地球環境保全団体だ。その中で、世界で16番目のWWFとして東京で設立されたのが世界自然保護基金ジャパン（WWFジャパン）である。WWFジャパンでは、国際的な活動に伴うさまざまな業務の中で、関係各所とのファイルの受付渡しや情報の共有、資料類の共同制作などが円滑に進められないという問題が発生していた。こうした問題を解決するために、WWFジャパンが導入したのが、企業向けファイル共有クラウドサービス「Box」だ。導入に至った背景から、導入による業務改蓄の効果などについて話を伺った。

IT管理者の許可を得ずに、社員が勝手にスマートフォンやタブレット端末、個人向けのオンラインストレージなどを業務に利用するシャドーITが、セキュリティの面で企業の大きな脅威になっている。こうしたシャドーIT問題を解決し、業務の効率化を実現するのが企業向けクラウドサービス「Box」だ。強固なセキュリティときめ細かな管理機能で情報漏洩を防御するとともに、「Box」に集約されたコンテンツに、いつでも・どこでも・マルチデバイスでアクセスでき、大幅な業務の効率化も図れる。

社内外でいかに効率よく、セキュアにファイルをやり取りするのかは、未だに悩ましい問題だ。数あるクラウドストレージやファイル転送サービスなどを眺めていると、ファイルの「共有手段」ばかりを考えて、共有した先にあるファイルの「活用」の視点が抜け落ちていることはないだろうか？　双方を視野に入れたIT環境の整備には、何が必要となるのだろうか。

オラクルの企業向けクラウド型ファイル共有サービス「Oracle Documents Cloud Service」（DoCS）の公開事例の中から、14社をまとめて紹介する。業種は流通/サービス、金融、IT&プロフェッショナルサービス、公共/教育とさまざまで、規模も多種多様、海外事例も用意している。自社と同じような課題を持つ企業が、なぜOracle DoCSを選んだのか、探ってみてほしい。

クラウド技術の発展は、ビジネス・パーソンの働き方に変化をもたらした。その最たる例が、部署や企業の壁を越えた情報共有だ。ただ、クラウドのファイル共有サービスは便利だが、うっかりミスにより機密ファイルまでクラウドで共有されてしまう懸念もある。そこでオラクルは一歩進んだビジネス・スタイルとして「デジタル・コラボレーション」を提案する。デジタル・コラボレーションのスタイルでは、「便利」はもちろん「安全」も重要だ。また、イントラサイトも有効なコラボレーション手段だ。「デジタル・コラボレーション」の世界をのぞいてみよう。

企業向けファイル同期・共有サービス「Oracle Documents Cloud Service」（DoCS）は、単なるファイル共有の枠を越え、組織のデジタル・コラボレーションを効率化する。だれでも簡単に使える操作性、強力なセキュリティ、効率的な運用管理などのDoCSの特長や、部門や場面での利用シーン、国内事例や海外事例、価格構成やトライアル・サービスのご案内など、DoCSの知っておきたいことを一通りまとめたホワイトペーパーだ。

増え続けるデータをどうやって効率的に管理し、社員の生産性を上げていくか──マネジメント層にとっては頭の痛くなる大きな課題だ。現在多くの企業で採用されているファイルサーバーは、検索性やバージョン管理といった利便性に課題がある。一方、クラウドのファイル同期サービスは便利だが、外部のクラウドベンダーに機密ファイルを預ける不安もある。利便性とセキュリティをどうバランスしていけばよいのだろうか。

ワークスタイルの変革が進む中、仕事で扱うファイルであってもクラウドのファイル共有サービスを利用する従業員が増えている。しかし、これではコンプライアンス上の不安が常につきまとうことになる。イージフの提供する「CmisSync」は社内にあるECM（企業向け文書管理システム）をファイルの預け先としてファイル共有を行える。クラウド型ファイル共有サービスのもつ利便性そのままにセキュリティを確保できるツールだ。

日々生み出されるファイル数は増え続ける一方で、ファイルサーバのような単純なファイルシステムでは大量の文書を管理しきれなくなってきている。ファイルが適切に管理されてない組織では、業務上の無駄も増えていく。こうした問題を解決するECM（Enterprise Content Management）システムだが、多くのECMシステムは大規模向けで機能も複雑化しており、導入・運用のハードルが非常に高い。そこで最低限の機能で、リーズナブルに導入できる文書管理システムとしてイージフが開発を行っているオープンソースECMの「NemakiWare」を紹介しよう。