ホワイトペーパー ペーパーレス化 【マンガ解説】契約締結業務の「本当の問題点」とは? 生産性を高める仕組み作り 2022/11/17 一般的に企業間での合意が取れても、そこから契約締結に至るまでさまざまな工程を経る必要がある。契約書の作成、法務部の確認、上長の押印など、これらは時間がかかりがちでビジネスを遅らせる要因にもなるため、より迅速かつ効率化することが求められる。本書は、契約締結業務の課題を抱えたとある企業を舞台に、マンガ形式で物語が展開する。現状に業を煮やした社員が「人の質」に問題があると部長に訴えるが、部長は「実作業」に問題があると答える。だが、そこに突然現れた謎の人物は「本当の問題点」はどちらでもないと語り始めるのだった。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 ペーパーレス化が進まない最大の理由とは? 6つのステップで障壁をクリアする 2022/11/17 テレワークやコスト抑制などを背景に、多くの企業や行政でペーパーレス化が推進されている。その一方で、ルールや商習慣などの「根強い紙文化」から紙をなくすことへの抵抗もあり、ペーパーレス化に着手できない企業も少なくない。また、運用方法やガバナンス、法令への対処など、ソリューション導入の際に解決すべき課題も多く、担当者に多大な負担がかかることから、検討が立ち往生してしまうケースもある。本書は、これらの障壁を乗り越え、ペーパーレス化を進めるための6つのステップや、実現することで得られる効果などについて解説する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 電子契約・スキャナ保存をはじめる前に、知っておきたい電帳法のポイント 2022/11/17 電子契約を取り入れる際には、電子帳簿保存法(電帳法)について知っておく必要がある。電子契約はデータで保存することが義務付けられており、その要件は電帳法で定められている。とはいえ、複数回にわたる法改正で条文も読みやすいものとは言えず、どうすれば適法に保存できるのかわからないとの声も多い。そこで本書は、契約書のデータでの保存について解説する。また、文書をスキャナーで電子化し原本として取り扱える「スキャナ保存」についても、電子取引の「データ保存」との違いや、注意すべきポイントなどを紹介する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 西武HD事例:グループ23社をペーパーレス化、インボイス制度・電帳法に対応した方法 2022/09/15 都市交通・沿線事業など展開する西武グループでは、業務効率化に向けてのデジタル経営を推進している。その一環として、会計システム刷新のためにERPを導入したが、請求書のペーパーレス化は先送りとなった。だが、新型コロナウイルスの感染拡大により、業務フローの見直しが急務となり、改めて請求書のペーパーレス化に取り組むことになる。さまざまな製品の中から選定し、導入後はグループ会社の西武ホールディングスにて先行利用を開始。現在はグループ23社が一気に対応したという。本書は、その詳細な経緯を紹介する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 電帳法&インボイス制度対応、“本質”は「コンテンツ管理の最適化」なワケ 2022/08/24 近年、テレワークなど働き方の多様化やデジタル化の流れがさらに加速し、紙文書でやりとりしていた請求書や領収書、契約書などもペーパーレス化が進んでいる。それら文書をデジタル化して管理するには電子帳簿保存法(電帳法)の要件を満たす必要があり、また、2023年10月から施行されるインボイス制度への対応も求められる。本資料は、法令の改正の「本質」とあるべき将来像を見据えつつ、これらの要件にセキュアかつ柔軟な集約型のコンテンツ管理というアプローチで「本質的に」対応する方法について解説する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 なぜBoxが電帳法改正の「答え」なのか? データ連携の自動化で“業務改革”を果たせ 2022/08/24 コスト削減や業務効率化などの目的からペーパーレス化に取り組む企業が増え、それに伴い、書類電子化ソリューションもさまざまな種類が登場している。その中でも視野に入れておきたいのが、セキュアなクラウドでコンテンツ管理をする「Box」の活用だ。また、今後契約書などの文書を電子化するには、「改正電子帳簿保存法」への対応が求められる。これらの要件を満たし、各システムと自動的にデータ連携することで、単なる法対応を超えた業務改革が可能となるはずだ。本資料はその具体的な方法、最適な組み合わせを解説する。
ホワイトペーパー ITコスト削減 ガートナー試算、不要なITコストは約38兆円 コスト削減してリスクも抑える3ステップ 2022/08/09 ソフトウェア、ハードウェア、クラウドのコスト削減が多くの企業で課題となっている。ガートナーの調査によれば、2022年には不必要なIT支出の総額が2,980億ドル(約38兆円)になると試算している。このような支出超過の原因は、ツールやチームのサイロ化、非効率的な手動プロセスといった、組織的な問題に起因している。本書は、これらのITコストのムダを削減し、コンプライアンスリスクも低減する、3つのステップについて解説する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 フェリシモ事例:工数は1/3にコストも削減、約3カ月で紙帳票を電子化した方法 2022/07/08 オリジナル商品を中心としたファッションなどの通信販売事業を柱とするフェリシモ。仕入れ先メーカーは約600社あり、受領書など帳票のやり取りは郵送で行っていた。しかし、郵送の業務には1.5日程度を要し、残業や休日出勤も必要とするぐらい煩雑であった。また、コロナ禍でリモートワークに移行した際は、受領書の発行や回収が難しくなっていた。そこで同社は紙帳票の電子化に着手。約3カ月という短期間で本格運用を開始し、郵送作業の工数を3分の1にまで減らして、月間10万円のコストを削減したという。本書は、その詳細な経緯を紹介する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 チェックリストで確認、電子契約サービス選びで見落としがちな7つのポイント 2022/06/29 昨今、さまざまな種類の電子契約サービスが増えているが、十分に検討しないまま導入を進めたことにより失敗に終わったというケースも多く見受けられる。そこで本書は、「1送信当たりの送金料金や月額料金など、実際の運用コストを比較・検討しなかった」「サービスによって法的効力が変わることを知らなかった」など、電子契約サービス選定の際に見落としがちな7つのポイントはじめ、勘違いが起きやすい点について、チェックリスト付きで解説する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 電子契約はどれを選べばいい? 5つのポイントで各社サービスを比較 2022/06/29 コロナ禍もあり、ペーパーレス化が進む中、業務効率化のために電子契約サービスの導入を検討する企業が増えてきた。だが、それぞれ何が違うのか、どれが自社に適しているのかなどの悩みを抱えることも珍しくない。そこで電子契約システムを選定する上で重要な5つの要件を解説するとともに、各社電子契約サービスの特徴や機能を比較した。導入を検討している企業は、ぜひ本書を参考用資料として一読してほしい。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 【マンガ解説】ハードル高い年末調整の「電子化」、かんたん導入で作業時間1/3に 2022/06/29 とある企業の人事・総務部の春田は年末調整による繁忙期を乗り越えたものの、残業が1カ月も続き、疲労がピークに達していた。多くの会社がペーパーレス化を進める中、未だに紙による年末調整を行っていたことが大きな要因だ。社内からは電子化を望む声も上がるが、春田の先輩である冬木は導入へのハードルの高さから、なかなか検討に踏み出せないでいる。とはいえ、現状のままでは負担も大きいことから、冬木は次年度の年末調整に備え、電子化のソリューションを探し始めるのだった。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 ペーパーレス化は意外とかんたん? ワークフローへ「上手に切り替える」4ステップ 2022/06/27 申請書を紙で運用していると、会社への出社、承認者不在による決裁の滞り、書類の管理など、さまざまな課題が浮かび上がってくる。こうした背景から、ペーパーレス化の取り組みとして、ワークフローシステムに注目が集まっている。しかし、初めて導入する企業やIT人材に乏しい組織では、紙からワークフローシステムに移行するのは難しいと考えがちだ。ところが、ワークフローシステムはある4つのステップを踏めば、意外と簡単に切り替えることも可能である。本書は、その4つのステップをわかりやすく解説する。
ホワイトペーパー ITコスト削減 テクニカルチームの生産性4億8,500万円改善? 「Slack」活用の効果を550名に徹底調査 2022/05/31 社内外のコミュニケーションにおいて、部署ごとの縦割りの分断が生じていたり、コロナ禍でのリモートワーク移行によるコミュニケーション不足など、企業はさまざま課題を抱えている。本書では、調査企業のフォレスターが「Slack」を使用している世界各国の550人のユーザーを対象に調査を実施、その結果を基にSlackがコミュニケーションや生産性、組織文化の向上にどのような効果をもたらしたか、具体的な数値とともに解説する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 ロジクエスト事例:「倉庫2つ分」の請求書を電子化、改正電帳法にもしっかり対応 2022/04/26 配送代行・緊急配送・国際輸送の3つの事業で全国展開するロジクエストでは、全国の直接契約のドライバーや協力会社から毎月約7000枚の月報兼請求書が各支店に送られており、税務的な保管義務のある請求書は紙で倉庫に保管していた。しかし、過去の書類を倉庫から取り寄せるには数日以上かかり、また、請求書の管理フローは各支店で異なり、統一的なルールがない状態だった。そこで同社は、書類の電子化を決断。電子帳簿保存法にも対応した同社のペーパーレス化の経緯を紹介する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 エムオーテックスはいかにして約40時間の請求書発行業務を「約半分」にしたのか? 2022/04/26 ネットワークセキュリティなどのソフトウェアの開発・販売を行っているエムオーテックス。請求書発行業務は経理部スタッフの2人のみで行っており、紙ベースの請求書を人力で印刷・郵送するという作業を約40時間かけて行っていた。そんな中、コロナ禍の影響で在宅勤務となり、請求書はPDF化してメールで送る方式へと変更した。だが、ダブルチェックの工程が増えてしまい、紙運用以上に工数がかかり、さらに送付ミスのリスクも高くなってしまった。本書は、同社が請求書発行業務を効率化し、作業時間を「約半分」にまで短縮した取り組みを紹介する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 三井住友ファイナンス&リース事例:帳票を「電子配信」し、紙からの脱却を実現 2022/04/26 国内トップクラスの総合リース会社である三井住友ファイナンス&リース(SMFL)では、リース契約における請求・支払業務において課題を抱えていた。請求書や支払通知書は紙に印刷して取引先に郵送していたが、郵送によるタイムラグで到着が遅れるリスク、毎月大量の帳票印刷・発送にかかるコストが大きく、さらに、コロナ禍においてもリモートワークへと移行することができなかった。そこで同社は、これら紙帳票の電子配信を検討。同社がどのようにペーパーレス化を進め、リモートワーク移行とコスト削減を進めているか紹介する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 JFEスチール事例:請求書を「Web配信」、業務効率化に加えて電帳法にも対応 2022/04/21 世界有数の鉄鋼メーカーであるJFEスチール。取引先との請求書のやり取りは紙で行っていたが、新型コロナウイルス感染症の影響下での出社制限により取引先からのデータ送付のニーズが高まった。そのため、請求書のデータ分割・送信を行うようになるも、従業員への負担が増していった。そこで以前から脱ハンコやペーパーレス化を推進していたこともあり、請求書をWebで配信することを検討。本書は、同社がいかにしてソリューションの選定・導入を進め、改正電子帳簿保存法(電帳法)にも対応していったかを紹介する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 経理・財務部門テレワーク化のボトルネック、「紙文化」脱却の課題と解決策 2022/04/07 多くの企業が業務のテレワーク化に取り組む中、経理・財務部門においては領収書や請求書などの「紙」の存在がテレワーク化へのボトルネックとなっている。解消するには「紙文化からの脱却」が不可欠であり、経理・財務業務のデジタル化は急務である。では、実際に経理部門をテレワーク化した企業において、それらの「紙」はどのように扱われているだろうか。本書では、経理・財務部門をテレワーク化したことにより、業務内容がどのように変化し、その際に生じた課題をどう解決したか、事例をもとに説明する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 電帳法の改正で「ペーパーレス化」が加速、改正点や対応のポイントを解説 2022/04/07 令和4年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されたことで、国税関係帳簿書類のデータ保存要件が緩和された。これまで電帳法に対応しようにもさまざまな課題から二の足を踏んでいた企業も、今回の改正で対応しやすくなり、ペーパーレス化も推進しやすくなったとも言える。一方で、電子取引には「電子による保存」が必要になるなど、注意しておくべきこともいくつか存在する。本資料では、従来の電帳法との変更点や、対応するうえでの留意点などを解説。また、ペーパーレス化をどこから進めるべきかのチャート表も紹介する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 2022年1月の電帳法改正で何が緩和された? 電帳法改正を受けて今から取り組むべき業務改善とは 2022/03/28 新型コロナウイルス感染症による影響で、テレワークの推進が急務となっている。これまでオフィスに出社して行うことが当たり前だった業務をテレワークでも処理することができるように、見直しをしている企業も多いのではないだろうか。そんな中、念頭に置くべき変化もある。2022年1月には電子帳簿保存法(電帳法)の改正が施行され、請求書の電子保存要件について大幅な規制緩和がなされた。2023年10月には、消費税に関するインボイス制度も導入される。このような変化は、請求書の電子化を進め業務効率化に取り組むチャンスとして捉えるべきである。本書は、請求書のペーパーレス化を進めるために知っておくべき電帳法改正のポイントや、その先にあるインボイス制度への対応の進め方など、企業が「請求書のペーパーレス化」による業務効率化を実現するためのポイントを、わかりやすくまとめている。
ホワイトペーパー ITコスト削減 テクニカルチームの生産性4億8,500万円改善? 「Slack」活用の効果を550名に徹底調査 2022/03/16 社内外のコミュニケーションにおいて、部署ごとの縦割りの分断が生じていたり、コロナ禍でのリモートワーク移行によるコミュニケーション不足など、企業はさまざま課題を抱えている。本書では、調査企業のフォレスターが「Slack」を使用している世界各国の550人のユーザーを対象に調査を実施、その結果を基にSlackがコミュニケーションや生産性、組織文化の向上にどのような効果をもたらしたか、具体的な数値とともに解説する。
ホワイトペーパー 経費削減 【あなたは解ける?】次年度は赤字? 経営者はどう予算を管理すべきか? 2022/03/15 企業が年度の予算を作成する方法として、多くは前年度の実績や予算を基礎とし、必要な調整を行って作成していくものだ。しかし、経費が増えていくことにより予算段階で赤字になるという企業も珍しくない。本資料では、スカーフやストールを販売する仮想の専門店「リュクス369」を舞台に、雪だるま式に経費がかさんで慢性的な赤字に陥る同社の社長になった場合の予算管理をクイズ&物語形式でお届けする。あるきっかけから3年後には急成長を遂げ、順調に利益を計上していくようになる同社のアプローチから学ぶことは多いはずだ。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 【チェックリスト付き】自社の「紙→デジタル化」はどこまで進んでいる? 2022/02/16 テレワーク環境の構築や働き方改革の実現など、優秀人財の確保や生産性を向上すべく、多くの企業がデジタルトランスフォーメーション(DX)の推進に取り組んでいる。しかし職場にある膨大な「紙帳票」の存在がこれらを阻害する大きな要因となっており、そのため、「社内の紙帳票のデジタル化」に関心が寄せられている。本資料は、自社の紙からデジタル化への推進度がどれだけ進んでいるか、全20項目のチェック表で確認する。自社の紙帳票デジタル化に向けてどのような行動が必要なのか、目安にもなるのでせひ確認してほしい。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 【人事・総務100名調査】61%が感じた紙の業務で不便なこととは? ペーパーレス化の勘所 2022/01/17 新型コロナウイルス対策として多くの企業がテレワークを導入した一方で、「紙の書類」が課題となっている企業も多い。なぜ、ペーパーレス化が進まない企業が多いのだろうか? 本資料では、日頃の業務で最も紙を必要とする人事・総務部門の担当者100名を対象に、ペーパーレス化の実態を調査した。現場の実態に沿ったペーパーレス化の計画を立てるヒントと具体的な実践方法も解説されているので、ぜひ参考にしてほしい。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 5割の企業は月100万以上、14%は月500万以上? ペーパーレス化の「経費削減効果」を調べてみた 2022/01/17 ペーパーレス化には、テレワークの実現はもちろんコスト削減の効果も期待できる。本資料は、ペーパーレス化を実施した企業の人事・総務部門の担当者100名を対象に、その実態を調査したレポートだ。その結果、50%以上が月額100万円以上、14%が月額500万円以上ものコストを削減できていることが分かった。さらに本資料では、ペーパーレス化で最も時間のかかった作業、作業に要した時間・スタッフ数なども調査している。ペーパーレス化を検討している企業にとっては、コスト削減のシミュレーションや計画の立案に役立つはずだ。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 経営者や人事担当者に聞いた、「ペーパーレスは本当に役に立ったか?」実態を徹底調査 2022/01/17 デジタルトランスフォーメーション(DX)の一環として、多くの企業や行政などでペーパーレス化や脱ハンコの動きが活発化している。そこで本書は、企業の経営者層100名と人事・総務担当者100名を対象に、ペーパーレス化を推進したことで実際にどのような効果を得られたのか調査した。最も効果があった業務は何か。また、導入・推進するうえで最も問題となったのは何か。その具体的な効果や導入に当たっての課題などを、調査結果とともに解説する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 ペーパーレス化を簡単に実現、社内で使われる電子化ツールの3つの特徴とは 2022/01/07 業務効率化やテレワークへの対応などを背景に、「ペーパーレス化」「脱ハンコ」が行政や一般企業など、さまざまな業界で進められている。とはいえ、そのためには申請業務の電子化など、ツールの導入が前提となるため、IT人材不足や導入にかかる時間、現場への浸透など、実現への課題は多い。導入と運用のしやすさを謳うツールは数多くあるが、本当にユーザーが無理なくスムーズに移行できるかどうかは今までの運用方法をそのまま実現できるかも重要なポイントとなる。本書では、使い慣れた表計算ソフト同様の操作感や直感的な設計のしやすさ、スマホ対応など、3つの特徴を押さえて簡単な導入・運用を実現するソリューションを紹介する。
ホワイトペーパー ITコスト削減 経費33%節減、月50時間の業務時間短縮、ITリソースとコストの「最適化」の方法 2021/10/25 デジタルトランスフォーメーション(DX)が加速し、アプリケーションの利用拡大により、それを支えるコストも急増している。ITリソース・コストを適正化しようにも、リソース量とコスト抑制、コンプライアンスのバランスが難しいという企業も多い。解決するには、動的にリソースを割り当て、リアルタイムにアプリケーションのパフォーマンスを最適化するソリューションが必要となる。本書は、大手調査企業のフォレスターが、動的なアプリケーションリソース管理ソリューションを導入した世界5社の意思決定者に聞き取り調査し、導入によって得られた成果やコスト削減、業務効率化の効果などについてまとめている。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 84%の企業が採用・検討している「電子契約」の実力、速さと安全性を両立する方法 2021/10/21 業務の効率化やコスト削減などの目的から多くの企業がペーパーレス化に取り組んでいる。そこで課題となるのが契約業務における「紙」と「ハンコ」の存在だ。それらは企業の競争力や生産性低下の原因でもあるが、長らくの間、社内での承認や契約締結までの流れを紙とハンコで行ってきたため、「電子化することで安全性が損なわれるのではないか」との懸念を抱く者も少なくない。だがある調査によると、電子契約を採用もしくは検討中の企業は84.9%にも上るほど信頼性は高まっている。本書は、電子化により契約業務を迅速化しつつ、安全性も確保する電子契約ソリューションについて説明する。
ホワイトペーパー ペーパーレス化 大企業など75%超が関心を寄せる「電子契約」、これからの契約業務はどう変わる? 2021/10/21 近年、「脱ハンコ」が声高に叫ばれるようになり、電子契約への関心が高まっている。その浸透度合いは、日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)とITRの「企業IT利活用動向調査2021」によると、電子契約の採用・検討中の企業は、大企業を中心に75%を超えるというほどだ。しかし、長年の根強い紙文化からペーパーレスや脱ハンコには抵抗があるという声も少なくないため、電子契約がどこまで普及していくのかも見極めたい。本資料では、この数年間での電子契約の浸透の推移や、導入を進めた企業、今後の契約業務がどのように変化していくかの予想などをまとめている。