NotesとSharePointを知り尽くしたスペシャリストが語る「どれだけ割り切れるかがクラウド移行の鍵」
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運用コスト削減などを背景に、企業のITサービスのクラウド化が加速している。しかし、クラウド環境への移行の際に大きな障壁となるのがNotes DBの移行だ。そこでソフトバンク・テクノロジーの鈴木 昭彦氏が、Notesマイグレーションの現実的な課題や、「思い切ってNotesを捨てて」SharePointなどのクラウドサービスを利用する際のポイントなどについて解説する。
Notesマイグレーションを成功に導く3つのポイントとは？
技術統括 エンタープライズソリューション本部 第1技術統括部 コラボレーションサービス部 第2グループ
鈴木 昭彦氏
「技術革新がビジネスを変革する時代には、自分たちのビジネス要件に適したソリューション、たとえば、Office 365、サイボウズ、セールスフォースといったクラウドサービスが選ばれるケースが一般的です。Notesは優れた機能を有したグループウェアですが、情報が散在しやすく、集中管理が困難といった課題や、維持・バージョンアップに多大なコストを要する点、マルチデバイス、BI等の最新技術を取り込むことが難しいといった課題があります」（鈴木氏）
こうした課題を解決し、たとえばテレワークや複数拠点におけるビデオ会議、ファイルや業務アプリの共有といったビジネスニーズに応えるITインフラの整備を考えたとき、インフラのクラウド化を検討する企業は多い。いつでも、どこでも、さまざまなデバイスで情報を参照、活用したいと望んでいるのだ。
「しかし、具体的にクラウド化への移行に際しては、Notes DBの移行が課題として顕在化するケースがあります。DBとメールの移行を考えたときに、メールの移行の方が容易で、DBの完全移行は不可能と考えた方が現実的です。そこで、まずはメール環境の移行を進め、DBは後で検討する企業が多いのです」（鈴木氏）
鈴木氏は、次世代のコミュニケーション・コラボレーション基盤として、マイクロソフトのSharePointの優位性を強調する。
「常にサービスが更新され、最新版のソフトウェアが利用できるのがクラウドサービスの特徴。Office 365は、利用できるメールの容量も増えており、OneDrive for Businessというファイル共有スペースは初期で1TBが付与されるなど、常にサービスが進化しています」（鈴木氏）
実際、鈴木氏もクラウド移行を手がけた導入先の声として、「オンプレミスでの構築だとサービス、容量は導入時点のスペックで固定されるが、クラウドは意識しなくてもバックグラウンドで、定額でアップグレードしていくので導入を決めた」という声を聞くことがあるという。
同社では、Notesの完全移行ではなく、まずは移行が容易な掲示板やドキュメントライブラリーから始め、Notesを参考にSharePointを構築するようなサポートをしている。
では、実際にNotesマイグレーションを成功に導く秘訣は何か？ 鈴木氏は、「移行後の機能がイコールではない」「UIや業務が変わることへの抵抗」「移行コスト、期間がかかる」といった課題に対して、Notesを「捨てる」ある種の割り切りが必要だと強調した。
「Notesマイグレーションには頭を切り換え、新しく構成し直すという決断が必要です。アセスメントの結果、Notesを継続利用するお客様もいらっしゃいます」（鈴木氏）
その上で鈴木氏は、Notesマイグレーションの成功のポイントとして以下の3点を挙げた。
- 捨てる：
移行対象を絞り込み。事前のアセスメントにより、類似機能を集約し、絞り込む。- はめる：
代替案を許容。DBをテンプレート化し、移行先の環境（SharePoint）に適用するために必要。- 使える：
画面を作り込みすぎない。将来的に使いやすく、メンテナンスしやすいシンプルな画面構成とする。
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