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  • 2014/09/17

年末調整の仕組みとは?人事・総務の業務を劇的に削減する紙ベースからの脱却方法

「年末調整」と聞けば、多くのサラリーマンは「還付金」を思い浮かべるだろう。年末に還付される数万円を楽しみにしている方は少なくないかもしれない。ただし、業務を担当する側は大変だ。申告書類の準備・配布・回収を年末の忙しい時期にこなさなければならない。読者の中には「申告書が遅れて人事・総務部門から怒られた」経験をお持ちの方もいるのではないだろうか。この年末調整業務が抱える課題とその解決策を紹介する。

紙ベースで行われる年末調整業務の課題

 そもそも年末調整とは何なのか。

 サラリーマンは、毎月の給与から自動的に税金が天引きされる。そこには所得税も含まれているが、個人が支払った保険料や、年の途中で扶養家族に増減があった場合の遡り修正などが考慮されていない。正確な所得税は、12月の最終日に1年(1月~12月)の所得が確定して、はじめて計算が可能になる。したがって、毎月天引きされている所得税の合計と本来納付すべき所得税の額は一致しない。それを調整するのが年末調整だ。

 毎年、年末になると、総務部門から扶養家族の情報や保険料の金額などを記入する書類が配られる企業は多いだろう。こうした書類を提出すれば正しい所得税が計算され、多くの場合、還付金が返ってくる。

 ただし、申告書の記入はかなり煩雑だ。特に年末の忙しい時期と重なると、書類の提出が遅れることもある。しかし、それ以上に大変なのが、年末調整業務の担当者だ。年末調整自体は知っていても、年末調整業務の全体像を知る人は少ないだろう。

 まず、11月前後になって、同年の申告書が税務署より配られる。担当者は、扶養控除申告書や保険料率控除申告書などを社員に配布し、記入してもらい、それを回収して、データを給与システムに入力する。しかし、記入方法への問い合わせが多かったり、書類が戻ってこなかったり、戻ってきても正しく記入できていなかったりと何度も出し戻しが行われて、ようやく準備が完了する。

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年末調整業務の全体像。総務部門にも従業員にも負担がかかる

 中堅以上の企業であれば、ワークフロー等のシステムで年末調整の申告ができるケースも多い。しかし、多くの中小企業の場合はもちろん、一部の大企業でも紙ベースのことがあるという。なぜなら年末調整は1年の特定の時期だけ必要なものであり、紙ベースでも乗り切ろうと思えば乗り切れてしまうからだ。単純な申告書類の処理という、何ら生産性につながらない業務にもかかわらず、である。

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