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  • 2018/06/07

「締め日」は残業もやむなし? バックオフィス「働き方改革」の落とし穴

勤怠や有給休暇の確認・承認、出張費や交通費の精算、請求書の処理……。毎月、「締め日」が近づくと、こうした業務が急増する。そして、人事・総務部門などのバックオフィスは多忙を極めることになる。これは、多くの企業で毎月繰り広げられている「よくある光景」だろう。しかし、今後もそれが続くとしたら、その企業は働き方改革に失敗したといわれかねない。今、締め日前後のバックオフィスへの業務集中は、真っ先に改革すべき対象なのである。

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締め日になると積み重なる書類……働き方改革の「理想」と人事総務部門の「現実」は違う
(©kei907 - Fotolia)

締め日前の「あの業務」が、働き方改革を妨げる?

 「働き方改革」は、いまやあらゆる企業が取り組むべきテーマとなった。労働時間の短縮と働き方の多様化、一人一人の従業員の生産性向上は、重要な経営課題だ。

 しかし、現実に取り組みをはじめると、ほぼすべての企業が直面する問題がある。それは毎月の「締め日」が抱える問題だ。勤怠や有給休暇の確認・申請などが、月末などの締め日になると急増する。

 日々の業務で忙しい一般従業員にとって、こうした締め日前の業務負荷は大きい。残業時間を確認して申請書を書く。申請書は作成したが、上長が不在で承認がとれない。そもそも出張中で処理できない……。こうして締め日前の社内は、慌ただしい雰囲気に包まれる。

 それに輪を掛けて忙しくなるのが、申請書を受け取って処理する人事・総務部門などのバックオフィスだ。そもそも締め日までに必要な情報がそろわないと業務ができない。そろったらそろったで、短期間での処理を要求される。特にこうした業務が紙ベース、Excelベースだと、作業は煩雑さを極める。当然、締め日前後はどうしても「働き方改革」「残業抑制」は二の次になり、残業が続くことが常だ。

 バックオフィスからは「我々の働き方改革を何とかしてほしい」という声が聞こえてきそうだ。

この記事の続き >>
・「締め日」問題を解決する業務支援ツールとは何か
・ICカードをかざすだけで勤怠打刻が完了?
・日本企業だからこそ、ツール選定でこだわりたいポイント

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