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  • 2018/08/29

なぜファイル共有ツールに、「コミュニケーション機能」が必要なのか

ビジネスのスピードアップが企業にとって大きなテーマとなっている。社内外の関係者との間でコラボレーションを促進することで、新たな価値を迅速に生み出していくことが求められている。コラボレーションを実現するために有効なファイル共有ツールは社外と連携する上で重要な役割を果たす一方、機能が横並びになりがちだ。導入に際し、どんなポイントがあるのかを探った。

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さまざまな組織や個人が連携しながら価値を創る時代だ
(©wei - Fotolia)

「ファイル共有」がコラボレーションを妨げていないか?

 ビジネス環境の変化が激しい昨今、企業は新しい価値をスピーディに創出することが求められる。最近では、社員の生産性向上を目的とした働き方改革や、イノベーションを加速するためのコラボレーション促進が注目される。

 こうした状況下で、コミュニケーションのやり方も変わってきている。従来はメールで十分対応できていたケースでも、社内外の関係者との間でファイルやデータをやり取りする機会が「今後も増え続ける」となると話は別だ。

 大きな容量のファイルをやり取りするのにメールは不向きだし、誤送信をはじめとする情報漏えいや、「メールの中からファイルが見つからなくなる」リスクもある。

 働き方改革により、外出先や在宅勤務の機会が増えてくると、社内のファイルサーバだけであらゆるファイル共有のニーズに応えるのは難しく、最近は、無料で利用できるファイル転送サービスが普及している。

 一方、サービスの機能が横並びになりがちで、情報共有に使うには不十分であり、結局他のアプリケーションと組み合せないと、思うようにコミュニケーションができないことがある。

 また、こうしたサービスは、従業員が企業の管理下にないITツールを利用する「シャドーIT」の観点からも問題が多い。現場で情報が漏えいしていても会社がそのことを検知できないからだ。

 ファイルを共有する際に、閲覧するユーザーを制限できず、社内の組織横断的なプロジェクトや、外部の関係者を交えた案件などで問題が発生しやすいのが現状だ。

 どんな機能を備えていれば、社外を含めた関係者が「安全にファイルにアクセスできる」と言えるのだろうか。

この記事の続き >
・コラボレーションを促進するプラットフォームの条件とは
・利便性とセキュリティを両立させる方法
・ファイルを起点にすることで業務のスピードを向上

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