名刺管理のシャドーIT“300万人”の恐怖、名刺をリスクではなく「資産」にできるか？
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コロナ禍を経た今でも、名刺は営業活動に欠かせない企業の重要な資産である。にもかかわらず、名刺の管理が従業員個人に委ねられている企業はいまだに多く存在する。従業員個人が無料の名刺管理ツールを使うシャドーITの実態も観測されている。ずさんな名刺管理で企業が思わぬ被害を受けないために、これからの時代に求められる名刺管理のあり方を探っていく。
（Photo/Getty Images）
個人任せの名刺管理はシャドーITのリスクに
日本のビジネスシーンにおいて普遍的なアイテムとして活用されている名刺。扱い方は企業や組織によってさまざまだが、注意しなければならないのが、「個人で名刺を管理する文化」である。名刺の管理を組織として行うのでなく、個人に任せている企業が大半であり、結果としていくつも課題が生じている。たとえば、組織的な営業活動の妨げになっていることが挙げられる。企業の売上創出には、まず営業担当者が人にアプローチすることから始まる。しかし、その「人の管理」が個人に委ねられて属人化してしまえば、組織的な営業アプローチが困難になってしまう。
生産性の低下といった課題も挙げられる。日本生産性本部の2021年「労働生産性の国際比較」によると、日本の時間当たりの労働生産性はOECD加盟38カ国中23位と低い水準にある。ここにはさまざまな要因が挙げられるが、個人の名刺管理もその生産性悪化に寄与する要因の1つである。
営業職であれば月間で数十枚もの名刺を受け取ることもあり、自分で名刺を整理したり、必要なときに膨大な名刺の中から該当の名刺を探したりすることもある。小さな手間でもそれが積み重なればそれによる損失は無視できない。
こうしたアナログ管理の不便さから解放されるために、世の中には個人で無償の名刺管理ソフトを利用する、いわゆる「シャドーIT」がまん延している。その利用者は国内で300万人を超えるとも言われている。
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