デジタル庁も実践、使いにくい「社内システム」を改修なしで改善させる“ある秘策”

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業務システムを導入しても「現場に定着しない」「使いづらい」「問い合わせが減らない」といった悩みを抱える企業は少なくない。開発は効率化したいが、ユーザーの利便性も妥協できない──。そうした“理想と現実のギャップ”に、いま多くの組織が直面している。標準化と柔軟性、ガバナンスと現場主導、開発コストと操作性といった矛盾をどう乗り越え、業務の「使われる業務システム」を実現するのか。そのヒントを探ってみよう。

業務システムを導入しても「現場に定着しない」「使いづらい」「問い合わせが減らない」といった悩みを抱える企業は少なくない…どう解決すれば良い？

（Photo/Shutterstock.com）

わかりにくすぎる…業務システムの問題点

　業務効率化やガバナンス強化を目的に、基幹システムや業務アプリケーションの導入を進める企業は多い。しかし実際の現場では、「操作がわかりづらい」「画面が複雑でストレスになる」「定着せず問い合わせ対応が増える」といった声が後を絶たない。

　経営層は標準化による全体最適や自動化を重視する一方で、現場ユーザーは日々の使い勝手や柔軟性を求めている。このように、導入時の“設計思想”と、活用段階での“現場の現実”との間には、大きなギャップが存在する。

　せっかく導入したシステムも、使われなければ本来の効果を発揮できない。では、システムに手を加えることなく、現場に寄り添いながら“使われる仕組み”をどうつくっていけば良いのか。

　こうした課題に対し、近年注目を集めているのが「業務アプリケーションとユーザーの間」を埋めるという発想である。これは、業務そのものを変えずに、現場の負担を減らし、システムの“使われ方”を最適化するという考え方である。それでは、具体的に既存システムを改修せず、ユーザー体験を向上させるにはどうすれば良いのか。

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・Fit to Standardにも限界が。新たなアプローチ「Fit to People」とは？
・デジタル庁も採用、改修なしで「システムを使いやすくする」ある方法
・三菱電機、TOPPANなど…ERP活用企業に共通する悩みとその解決策

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