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  • 2020/09/14

ベテラン頼りは高リスク?「バックオフィスのDX」こそ今やるべき理由

企業の人材不足がますます懸念される中、限られた人数で高い生産性を実現していくためにも、デジタルをうまく取り入れることが喫緊の課題だ。だが企業の直接部門に比べて、バックオフィス部門のデジタル化は遅れがちだ。新型コロナウイルスの影響でテレワークも増える中、どうすればチーム内で齟齬(そご)なく意思疎通して効率的に業務をこなすことができるのか。「チームのタスク管理」の観点からその答えを探る。

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バックオフィス業務にはびこる「業務の属人化」を一掃する秘策
(Photo/Getty Images)

属人的なバックオフィス業務に潜むリスク

 近年では、企業の多くで人材不足の問題が顕在化し始め、いまやそれは競争力低下だけでなく事業継続を脅かす経営課題にまで発展している。企業としては従業員がやむを得ず退職することなく働ける環境整備や、少ない人数で高い生産性を実現する仕組みづくりに取り組まなければならない。

 中でも、特に注意しなければならないのがバックオフィス部門だ。一見すると定型業務が多く標準化されているように思えるが、業務の属人化が起こりがちで人材不足の影響を受けやすい部門の1つだ。

 バックオフィス部門は、経理や人事考課などセンシティブな情報を扱うという業務特性上ミスが許されず、結果としてベテランの経験やスキルに頼ってしまう傾向が強い。

 だが、当然ながら個人に頼りきりでは、事業拡大の際の業務量増加や働き方改革に対応できない。加えてノウハウが担当者の頭にだけ蓄積されていたのでは、組織力強化も一向に実現しないだろう。だからこそ、ベテランが退職してから慌てて検討するのでなく、業務の属人化を排除し、チーム内の業務プロセスの標準化や可視化など適切な管理を行える体制を日頃から構築しておくべきなのだ。

 また産休や育児・介護に伴う休職、部署異動などによって発生する業務の引き継ぎだけなく、時短勤務、家族の急病による突発的な休暇などを含め、あらゆる事態に対応するためには、常にチームメンバー間でタスクの状況を可視化し、業務をフォローし合える体制を整えておく必要がある。従来のようにオフィス内で社員同士が机を並べて業務を行っていれば、すぐに声をかけてコミュニケーションを取れるが、ここのところ増えているテレワーク環境では同じようにはいかない。

 では、属人化を脱してチームとして生産性を高めるためにはどうすれば良いのだろうか。

この記事の続き >>
・形骸化してしまうマニュアル…Excelでのタスク管理はもう限界
・従来の「プロジェクト管理ツール」と一線を画す「チームのタスク管理ツール」とは?
・バックオフィスのDX実現で月間112時間(2営業日相当)効率化した例も

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