請求書1通に45分？ IT化が遅れる「請求書業務」、実は大きい効率化のメリット
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業務効率化による生産性向上、そしてその先にある「働き方改革」は、多くの企業にとって喫緊の課題となっている。効率化のカギはITによる「電子化」や「標準化」にあるが、多くの業務がIT化される中、経理業務、とくに請求書の業務は依然として紙に依存する企業が多いのも事実だ。請求業務に要するコストや手間はどれくらいあり、請求業務のIT化を阻む課題はどこにあるのか。業務効率化のネックとその解決策について探った。
請求書の処理業務には、1通あたり45分ほどかかっている
IT化による業務効率化が進む中、「電子化」が進んでいない業務の一つに請求業務がある。請求業務には、大きく「請求書を受取る業務」「請求書を発行する業務」の2つがあるが、それぞれに、電子化を阻む課題がある。まずは「受取る業務」だ。多くの企業では、紙で受取る請求書を電子化したいという思いはあるものの、自社の思惑だけで進められないジレンマがある。支払先である相手企業が「電子化に対応してくれるだろうか」「余計な負荷をお願いすることになるのではないか」という懸念から、電子化できないという課題である。
あるいは、自分たちの決裁フローがうまく電子化できるか、例外的なフローをITによって標準化できるかという懸念もある。こうしたことがネックとなり、電子化に踏み切れずに、部分的な業務最適化で終わってしまうのが現状だ。
ちなみに、一般的な1通の請求書を受取る業務を整理すると、封筒で届いた請求書を仕分けして各担当者に配布し、受取った担当者は開封して確認後、部門での承認を経て経理へ提出。経理が改めてシステムに入力し、会計・支払処理を行い、請求書をファイリングする。後日社内外から問い合わせがあれば、それらにも対応する必要がある。試算すると、「1通の請求書の処理に、約45分かかる」とも言われる。これは人件費換算で約1500円に相当し、仮に支払先が150社あるとすると、年間で約221万円のコストを要する計算だ。
請求書の発行業務は年間で約148万円のコスト
一方、請求書を「発行する業務」では、取引先が多い企業では、毎月、数百、数千社の取引先に請求書を発行している。数十人の担当者が作業に当たっているが、受取業務と同様、相手先の負担（メリット）を考慮して電子化に踏み切れないケースや、自社の請求書の書式に対するこだわりや、「請求書は紙で印鑑を押していないといけない」という思い込みがあるため、ITによる標準化、つまり「業務をシステムにあわせること」への抵抗があるケースなどがある。ちなみに、請求書発行業務のコストとしては、発行先が500社と仮定して、印刷、封入、送付、保管といった業務に、年間で約148万円のコストが想定される。企業によっては、自社の発行業務を、BPOで外部委託するケースがあるが、コスト削減効果は限定的で、根本的な効率化には至っていないのが現状だ。
こうした請求書の受取り・発行業務を効率化し、コスト削減だけでなく、バックオフィスの生産性向上、ひいては繁忙期の残業改善などの働き方改革を達成するためには、どのようなソリューションが有効なのだろうか。
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・受取る請求書を電子化、請求明細の自動取込も
・作成から発行はもちろん、入金消込や督促業務も自動化
・豊富な導入実績、数千万円のコスト削減を実現した例も
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