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  • 2015/10/16

横河ソリューションサービスが全社3000名規模で取り組んだ、トップダウンでの電子決裁システム導入

従業員数約3000名を抱える横河ソリューションサービス。同社は毎年1万件にのぼる稟議を紙で処理していた。しかし2013年12月、意思決定スピードの向上や間接業務削減、ペーパーレス化を目的に稟議決裁システムを導入し、紙で処理する稟議からの脱却をはかった。同社は、いかにして稟議プロセスの電子化を実現したのだろうか。

社内に強く根付いていた紙文化からの脱却

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 ペーパーレス化に取り組む企業が増えている昨今、稟議を紙で回して決裁するという企業はいまだに多い。さまざまな業務プロセスがコンピュータによって電子化されているのにもかかわらず、稟議だけは紙のままという文化が根付いているようだ。

 そもそも、紙で稟議を処理することの何が問題なのか?

 まず、紙にかかるコストや管理の手間といったムダが発生する。さらに、本来スピーディーに行いたい承認に時間がかかり、ビジネスチャンスを逃してしまうリスクも発生しかねない。

 こうした課題に直面していたのが、横河ソリューションサービスだ。

 同社は従業員数約3000名、拠点数34拠点(海外含む)を抱える企業で、毎年の稟議件数は1万件にのぼっていた。

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横河ソリューションサービス
コーポレート本部
技術部
情報システムGr
中村 央氏
 社内システムを担当する横河ソリューションサービス コーポレート本部 技術部 情報システムGr 中村 央氏は次のように振り返る。

「当社では稟議を『紙で回し、ハンコで承認する』という文化が強く根付いていました。また全国に拠点も多く、稟議を社内便で回すこともしばしばありました。こうした状況から、申請してから承認がされるまで早くて3日、遅いと1週間はかかっていたのです。意思決定スピードや業務の改善という面から、稟議に関わる効率化が課題となっていました」(中村氏)


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横河ソリューションサービス
コーポレート本部
経営企画・MK部
佐野 香織氏
 そこで同社は業務効率化プロジェクトの一つとして稟議の電子化を検討、遂行することとなった。プロジェクトメンバーとして当初から稟議の電子化を検討してきた同社 コーポレート本部 経営企画・MK部 佐野 香織氏は次のように語る。

「電子化検討に際し、まずは紙で稟議を処理していた当時の業務を一から洗い出しました。そうすることにより、稟議に関わる業務は想像以上に多いことが見えてきました。また、それらの多くが形骸化しており、ムダな業務だということもわかりました」(佐野氏)

 こうして稟議の電子化プロジェクトは、稟議決裁システムの導入検討と共に、形骸化した社内稟議業務の簡素化という新たな課題も抱えながら、システム選定のフェーズに入っていく。

この記事の続き >>
承認プロセスのシンプル化で生まれるメリットとは?
トップダウンでの意思決定が導入成功の鍵に

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