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  • 2016/03/30

現場・経理・マネージャー、それぞれの事務処理負担はどうすれば削減できるのか?

企業の統合、再編、合従連衡など、経営の効率化や意思決定のスピード化に取り組む動きが活発化する中で、業務システムの統廃合を進めながら、非常に短い期間で従来の業務運用ルールを整理し、新たな価値を作り出していくといった取り組みが求められている。しかしながら、稟議申請、経費精算などの業務の効率化、IT化と現場業務の円滑な遂行という両立に悩む企業はまだまだ多い。現場部門・経理部門・マネージャー層の業務の効率化はどうあるべきか? 経費精算や稟議申請業務を中心に課題と解決策を紹介しよう。

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現場担当・経理担当・マネージャー層が抱える事務処理負担とは?

 グループ企業の統合、再編や、競合他社との合従連衡などにより、経営の効率化や意思決定のスピード化を図る動きは、さまざまな分野で加速している。

 企業統合における課題の一つが、会計システムをはじめとする各企業の業務システムの統合である。統合前の業務ルールには、各社間で細かな違いがあり、利用するシステムが異なっている場合も多い。例えば、1社の経理システムに統合するとして、ある程度統一された業務フローやビジネスルールが柔軟、かつ迅速にシステムに反映されなければ、グループ全体の業務効率化にはつながらない。

 また、リアルタイムな管理会計情報収集・分析・配信なども課題だ。マスタの一元管理や、経理伝票のリアルタイム連携による予実状況の把握など、経営判断のスピードアップに寄与できなければ、企業統合のメリットである経営の効率化は実現できない。

 業務システムの統合がされていない企業は、当然ながら現場の経費精算や稟議申請業務にも無駄が多くなる。例えば、現場・経理・マネージャー(承認者)各部門においては、次のような課題やニーズが存在している。

<現場部門の課題・要望>
・Excelや紙で運用している経費精算を電子化したい
・月末にまとめて事務処理入力。旅費経路も毎回メモに残さなければならない
・複雑な権限規定が存在し、その都度紙で印刷して承認が必要なので大変

<承認者(マネージャー)の課題・要望>
・外出の機会が多く、従来のやり方では承認、申請が滞ってしまう
・外出時は、モバイルを活用してスキマ時間に承認を行いたい
・現場が握っている管理会計に寄与する情報管理ができていない

<経理部門の課題・要望>
・申請内容のチェックや修正などが発生しやすく、手戻りが多くなってしまう
・会計システムとの連携がされておらず、手入力する作業が多い
・経理処理が会計に反映されるのに時間がかかり、会計データが可視化されていない
・経理処理業務負荷や情報散在により、経営判断に寄与する情報を経営層へ迅速に提供できない

 これら課題はなぜ存在するのか? その大きな理由の一つが、経費精算・稟議申請業務等のフロント系業務と会計業務で業務フローやシステムが分断されているためだ。

 そこで重要になるのが、「発生源入力、統合データベース、マルチユースという概念で業務ITを整理する仕組みを構築することなのである。

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