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  • 2021/08/17

SAPユーザー必見、脱Excelでマスターデータ管理は驚くほどラクになる

企業のヒト・モノ・カネをリアルタイムに管理できるSAP社のERPシステム。適切に活用するには業務上の正しい値がマスターデータに定義されている必要があるが、刻々と変わる業況にあわせてユーザー企業はこれをメンテナンスしていかなければならない。しかし、稼働後のマスターデータの管理は、操作の難しさや整合性の確保、承認フローの面などの理由から容易ではない。マスターデータ管理の課題を見直し、解決する方法を考えてみよう。

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煩雑になりがちなExcelでのマスターデータ管理、何が問題か
(Photo/Getty Images)

マスターデータ管理の課題は、さまざまなトラブルに発展する

 SAP社のERPを導入する際、一般的にはITベンダーのコンサルタントが顧客の要件にあわせてシステムのカスタマイズ設定をする。この際、同時にマスターデータも設計されるが、継続的な運用フェーズでは、設定された情報はベンダーが責任を持つものの、マスターデータについてはユーザー企業側がメンテナンスしていかなければならない。品目や部品、作業手順、購買情報、単価など、ビジネスの状況に応じて刻々と変化するデータであるからだ。

 しかし、SAP ERPのマスターデータ管理では、マスターデータ自体が複数存在する、またその管理項目が数十~数百と膨大になることも多く、入力処理を行うのは困難となる。加えて、複数のマスターが関連するために、システム全体の整合性を確保しなければならない。マスターデータは複数の部門に関連する場合も多く、登録・更新手続きのフローを組織内で定義・運用する必要がある。

 マスターデータ管理・運用のためにExcelを使い、各部門に回覧・入力した後、システム部門に反映させる組織も多い。しかしこの場合、入力ミスのほか、受け渡しや変更記録保管の手間が発生し、進捗状況も把握できないことから、システム部門にかかる負荷が大きくなる。さらに、業務トラブルや属人化を招き、内部統制にも問題が生じる。

 このような運用の弊害をはじめとするマスターデータ管理・運用の課題を解決し、「操作性の向上」「整合性の確保」「業務にあわせた承認フロー」を実現する方法について解説していこう。

この記事の続き >>
・脱Excelで、入力ミスや内部統制に関する課題を解消する方法
・業界を問わず、世界中で使われるマスターデータ管理手法
・制御・計測機器メーカー事例、どのように煩雑なワークフローを変えたか

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