SAPユーザー必見、脱Excelでマスターデータ管理は驚くほどラクになる
マスターデータ管理の課題は、さまざまなトラブルに発展する
SAP社のERPを導入する際、一般的にはITベンダーのコンサルタントが顧客の要件にあわせてシステムのカスタマイズ設定をする。この際、同時にマスターデータも設計されるが、継続的な運用フェーズでは、設定された情報はベンダーが責任を持つものの、マスターデータについてはユーザー企業側がメンテナンスしていかなければならない。品目や部品、作業手順、購買情報、単価など、ビジネスの状況に応じて刻々と変化するデータであるからだ。しかし、SAP ERPのマスターデータ管理では、マスターデータ自体が複数存在する、またその管理項目が数十~数百と膨大になることも多く、入力処理を行うのは困難となる。加えて、複数のマスターが関連するために、システム全体の整合性を確保しなければならない。マスターデータは複数の部門に関連する場合も多く、登録・更新手続きのフローを組織内で定義・運用する必要がある。
マスターデータ管理・運用のためにExcelを使い、各部門に回覧・入力した後、システム部門に反映させる組織も多い。しかしこの場合、入力ミスのほか、受け渡しや変更記録保管の手間が発生し、進捗状況も把握できないことから、システム部門にかかる負荷が大きくなる。さらに、業務トラブルや属人化を招き、内部統制にも問題が生じる。
このような運用の弊害をはじめとするマスターデータ管理・運用の課題を解決し、「操作性の向上」「整合性の確保」「業務にあわせた承認フロー」を実現する方法について解説していこう。
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