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  • 2020/08/24 掲載

ペーパーレス化を実現する“正しい”方法、なぜシステム導入だけじゃムリ?

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新型コロナウイルスは、企業が抱えていた非効率性、もしくはこれまで先送りしてきた課題を一気にあぶり出した。ペーパーレス化もその1つだ。コロナ以前からその必要性は叫ばれていたが、今回のコロナ禍では、リモートワークを妨げる原因になってしまった。そこで今、特に遅れていた経理部門のペーパーレス化を進めるため、「経費精算業務」の改革に取り組もうとする企業が増えている。ただし、経費精算システムを入れただけではペーパーレス化は難しい。それはなぜなのか。その理由と対策を解説する。

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ツールを導入しても紙の書類がなくならない理由がある
(Photo/Getty Images)

新型コロナウイルスが浮き彫りにした経理部門の課題

 新型コロナウイルス対策として、多くの企業がリモートワークを導入した。ただし、誰もがリモートワークできたわけではない。理由はさまざまだ。外に持ち出せない秘匿性の高い情報を扱っていたり、オフィスや工場でしか操作できない機器があったりと、やむを得ないケースは少なくなかった。

 ただし、同じ「やむを得ない」でも、事前に対策していれば何とかなったのではないか、というケースもあった。それが顕著だったのが、経理部門における精算業務だ。領収書や申請書の提出、承認の押印のためだけに出社する。もしくは、出社できないために精算業務そのものがストップする。こうした事態が多くの企業で発生した。

 そして、こうした企業から聞こえてきたのが、「もっと積極的にペーパーレス化に取り組んでいたら……」という声だ。もともと「ペーパーレス化」は、国の施策として推進されてきた。電子帳簿保存法など制度面での整備も進んでいたし、デジタル・トランスフォーメーション(DX)の一環として、取り組む企業も増えていた。

 しかし、全体で見るとまだまだ不十分であったことが、今回のコロナ禍で一気に表面化した形だ。とはいえ、今後のウィズコロナ時代を見据えたら、今から「経費精算システム」を導入してペーパーレス化を目指すことは、十分に意味のあることだ。

 ただし、そこには重大な落とし穴がある。経費精算システムを導入しても、それだけではペーパーレス化は実現できないのだ。それはなぜだろうか。

この記事の続き >>
・ペーパーレス化がそうスムーズにはできない理由
・社内から領収書を一掃する方法とは
・精度の低い「OCR」に頼る必要なし、10分間で99.9%の精度でデータ化
・エキサイト株式会社の事例、年間300万コスト削減

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