どうしても残る紙の書類、テレワークの足かせに……一気に電子化する方法はあるか？
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テレワークを実現するため、多くの企業でペーパーレス化が進んだ。しかし、それでも請求書やFAXによる注文受付、契約書など、紙の書類が残っている企業は多いだろう。しかし、それを放置すると業務のデジタル化は遅れ、紙の書類対応のためだけに出社を余儀なくされるケースも出てくる。残った紙を一気に電子化し、業務を自動化するにはどうすればよいのか。その具体的な方法を解説する。
（Photo/Getty Images）
請求業務などでどうしても残る「紙の問題」が業務効率を低下させている
デジタルトランスフォーメーション（DX）の取り組みの第一歩は、業務をデジタル化することだ。ところが、その障害となっているものがある。それが紙の書類だ。デジタル化を進めても、取引先との関係等で、どうしても紙の請求書やFAXによる注文受付、契約書などが残ってしまう。このため、紙のデータをシステムに手入力せざるを得ず、業務フローが滞ってしまう。入力に伴うミスも発生しがちだ。特に、毎月、大量の請求書や領収書等を処理する経理部門にとっては、紙の書類は頭の痛い問題だろう。
多くの企業はこの問題を認識してはいても、解決を先送りしてきた。しかし、そろそろ先送りできない状況になりつつある。それが「電子帳簿保存法の改正」だ。これは、国税関係の帳簿類を電子データとして保存することを定めた法律だが、電子保存の条件が大幅に緩和され、2022年1月1日から施行されている。つまり、国として紙をなくす方向へ本格的に動き始めたのである。
したがって、今後、企業はいや応なく紙の書類をなくす取り組みを開始せざるを得ないだろう。ただし、それには大きく2つの課題がある。
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