請求書はPDFでもOK？企業間のペーパーレス化の現状と解決策
【特集】ペーパーレス化で変わる！企業間コミュニケーション
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印刷・郵送コストの削減、環境への配慮、電子データによる利便性などを期待して、企業内でペーパーレス化を進める企業が増えている。その一方で、取引先など対外的なやり取りは依然として郵便やFAXなどが一般的に活用されており、相手企業への配慮などもあって、なかなかペーパーレス化が進められないのが現状ではないだろうか。しかし、昨今では取引先とやりとりする請求書や納品書などの帳票を電子化してもよいという企業が約半数にのぼるという調査結果もあり、進展がみられているようだ。ペーパーレス化を進めながら、紙媒体、FAXなどの既存コミュニケーション手段を両立させる方法を探った。
しかし、対社外となると事情は異なる。一社の都合だけでは実現できないということもあるが、たとえば取引先や代理店と納品書や請求書をやりとりする場合、「これまでが紙だったから」「紙でないと相手に失礼になるのでは」といった理由から、あまり深く検討されないまま紙が使われ続けているケースも少なくないようだ。
ところが、ネクスウェイが実施した請求書の電子化に関する調査によると、意外な結果が判明した（図1）。紙ではなくPDFファイルの電子配信を利用してもよいという企業が45.4％にのぼったのだ。特に顕著だったのが中堅・中小企業で、売上高10～100億円規模の企業や従業員数101人～300人の企業では利用に前向きな企業が上回った。一方で企業規模が大きくなるにつれてその割りは減っていく。
ネクスウェイ コミュニケーションデザイン部 リーダー 金城了平氏によれば「中小企業では人手も電子化も変わらないが、中堅企業は電子化によって業務効率が大幅に改善される。ただ、大企業になると今度は電子帳簿保存法への対応やルール変更が大がかりになることが原因のため、電子化に踏み切れないのではないか」とみる。
確かに請求書類の電子化には、多くのメリットがある。最も大きいメリットはコストだろう。毎月、大量の請求書や納品書を郵送すると、人件費も含めた印刷・郵送のコストはかなりの金額になる。電子化によって、こうしたコストを一気に削減できるメリットは大きい。さらに、データの検索性や保存性という点でも、電子データの優位性は明らかだ。
ただし課題もある。第一は帳票ソリューションが高価であるということ。コスト削減に効果があることはわかっていても、初期投資の金額を見て二の足を踏む企業は少なくない。もう1つは、相手が対応していなければ導入が困難なこと。こちらが電子帳票システムを導入しても、相手が郵送やFAXでの送付しか受けつけられないとしたら、まさに宝の持ち腐れになってしまう。
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