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一般社団法人 ビジネス機械・情報システム産業協会提供コンテンツ

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  • 2016/08/25

電子帳簿保存法「スキャナ保存制度」は、業務を劇的にカイゼンできる契機だ

今、企業内文書の電子保存の機運が再び高まっている。背景にあるのは、電子帳簿保存法(電帳法)のスキャナ保存制度が2年連続で改正されたこと。特に今年は、スマートフォンやデジタルカメラによるスキャンが認められることもあり、企業からの注目度も高い。この制度をフル活用すれば、倉庫などに大量に保管されている紙書類を処分することはもちろん、業務プロセスを一気に改善できる契機になる。ここでは、電帳法の基礎から活用例、陥りがちな問題とその解決方法について解説する。

2年連続で規制緩和され、活用への期待が高まるスキャナ保存制度

 平成17年4月に施行されたe文書法は、従来「紙保存」を原則としていた法定書面について、「電磁的記録による保存」を容認した法律である。各省庁の251本の法律にこのe-文書法が適用された。

 「電子帳簿保存法」は、国税関係帳簿書類の電磁的記録の保存について定めた法律であるが、e-文書法の制定を受けて、領収書や契約書などの紙の書類について、スキャナで読み取った電磁的記録を保存してもよいとされた。

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e文書法と電子帳簿保存法の違い
(出典:JBMIA)


 ただし、従来はタイムスタンプと共に電子署名も必要で、3万円以上の領収書や契約書は紙保存が求められるなど、要件が厳しく、活用する企業はほとんどいなかった。現実に、法律施行からの約10年間で、申請件数はわずか152件にとどまっていた。それが一転、この法律が一躍注目されることになったのは、平成27年、平成28年と2年続けて改正され、要件が大幅に緩和されたからだ。

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