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  • 2018/01/29

「隣部署の顔が見えない」を解決、たった1カ月でメールがチャットに置き換わった理由

パーソルプロセス&テクノロジーの社内ベンチャー制度で2016年に設立されたワークスイッチコンサルティング。ビジネスプロセスマネジメントなどのコンサルティングを提供する同社は、企業や自治体の「働き方改革」を多数支援している。しかし、組織が成長する中で、「隣の部署で何をしているか見えない」という課題が顕在化した。コミュニケーションのロスをなくし、意思決定のスピードを高めるためには、コミュニケーション環境の整備が喫緊の課題であった。

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ワークスイッチコンサルティングのオフィスは固定席を設けず、カフェのようなスタイルを採用している

テレワークは当たり前、本社オフィスには15席だけ

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パーソルプロセス&テクノロジー
ワークスイッチコンサルティング
ゼネラルマネジャー 成瀬岳人氏
 ワークスイッチコンサルティングは、ビジネスプロセスマネジメント、ワークスタイル・コンサルティング、人事業務コンサルティングを主なサービスとして提供している。ゼネラルマネジャーの成瀬岳人氏は次のように語る。

「ワークスイッチコンサルティングは社内ベンチャーとして立ち上げ、業務コンサルティングサービスを提供し、多くのお客さまの人事領域や経営企画、情報システムなどのバックオフィス部門における課題を解決しております」(成瀨氏)

 また、「働き方改革のショーケース組織」としてのミッションを担っており、グループの中でも特に先端的な働き方に取り組んでいる。

「全員がフルタイムフレックスで、自社オフィスに出社しないで働くテレワークが当たり前の環境です。福利厚生では残業ゼロだった社員にインセンティブを支給する制度もあります」(成瀨氏)

 お客さま先や在宅勤務、サテライトオフィス勤務などを活用しているため、約100人の社員がオフィスに揃う機会は月1回程度で、豊洲のオフィスには15席しかないそうだ。
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パーソルプロセス&テクノロジー
ワークスイッチコンサルティング
コンサルタント 佐藤香蓮氏

 こうした多様な働き方を通じて蓄積したノウハウを活かし、システムの導入だけでなく、働き方改革の目的設計から現場に合った仕組みの要件整理、ITツールを組み合わせて効率化を進める「働き方改革プロジェクト」の支援を、企業や自治体向けに2015年から本格化している。

 それに伴い、ここ1、2年は女性の採用が増えている。「中途入社では育児期の女性コンサルタントを多数受け入れています」と話すのは、同社 ワークスイッチコンサルティング コンサルタントの佐藤香蓮氏だ。

「毎年10~20人の新卒社員も受け入れています。立ち上げ当初25人からスタートし、現在は約100人の組織になっています」(佐藤氏)

組織拡大で「社員の顔が見えない」コミュニケーションの課題

 しかし、組織が急拡大するにつれ、次第に「お互いの顔が見えない」課題が顕在化してきた。

「通常、社員はお客さま先にいることが多いので、社内連絡は基本メールで、月に1回全社員が集まる機会を設ける程度でした。ところが、組織が80人を超えてきた頃から、『横の部署で何をやっているのかわからない』『中途入社した社員の顔がわからない』という声がよく聞こえてくるようになりました」(成瀨氏)

 グループ間コミュニケーションがとれていない、組織の一体感を感じない、という社員が増えてきたというのだ。また、「シャドーIT」の問題も指摘されるようになる。同社は、業務におけるモバイル活用が進んでおり、オンライン会議のサービスとして「Skype for Business」も利用していた。

「そうした環境にもかかわらず、LINEやFacebook Messengerといった利便性の高いコンシューマー向けサービスを業務で利用するケースが増えてきたのです。社員のID管理と、機密情報の管理という観点で、会社の管理下にないツールでコミュニケーションが行われるのは問題でした」(成瀨氏)

 会社としてオフィシャルなコミュニケーションツールを用意する必要性があった。実は同社では、以前に社内SNSツールを導入したものの、定着しなかった経験があるという。そのときの教訓として定着に至らなかった2つのポイントを挙げた。

「1つは環境の問題です。当時はモバイルを駆使して仕事上のやり取りをする環境が当たり前ではなく、また組織も今ほど大きくはなかったので電話やメールで十分だったこと。2つ目は、ツール自体の使い勝手が悪かったこと。この2つの要因により定着に至りませんでした」(成瀨氏)

 そこで、コンシューマー向けサービスに劣らない使い勝手の良さと、シャドーITの問題を解決するビジネスチャットツールの導入を検討しはじめることになった。

この記事の続き >>
・ツール浸透はトップのコミットによる「勢い」が大事
・会議数の減少と、意思決定のスピード化に寄与
・「ツール導入」の先にある課題解決を見据えて

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