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  • スペシャル
  • 2019/09/18

“社員が喜ぶ”ファイル共有環境を整えないと「シャドーITがなくならない」理由

労働力人口の減少により、人手不足は企業規模、業種問わず大きな経営課題となっている。そこでカギを握るのが業務効率化や生産性向上だ。だからこそ社員もこぞって生産性を上げるツールを駆使しようとするのだが、そこで企業が関知しないツールを活用する「シャドーIT」問題が発生する。社員が業務効率を上げられるよう、利便性とセキュリティを両立したいが、どうすればよいのか。

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効率化を進めるためのツールがシャドーITになってしまっていないか
(Photo/Getty Images)

社員が「使い込む」ツールを企業側が提供しなければならない

 従業員の生産性向上は企業にとっての大きな課題となっており、モバイルやクラウドといったテクノロジーを活用し、働き方改革・リモートワークに取り組む企業が増えている。こうした背景から、社員が企業の管理下にないITサービスを社員が勝手に利用する「シャドーIT」が問題になっている。

 しかしなぜシャドーITが存在するかを立ち止まって考えると、社内ユーザーがそのツールを仕事でも使いたい、ということの現れである。すなわちユーザー側の社員としては、日々、使い慣れているモバイルやクラウドを駆使し、自分たちの仕事をより効率化したいと考えている。スマートデバイスの登場、普及も相まって、利便性に富んだ多くのアプリがあるが、これを企業内に持ち込んで、使いたいというニーズは高まるばかりだ。実際、総務省が発表しているクラウドサービスの利用目的からも「ファイル保管・データ共有」がトップに挙げられている。

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クラウドサービスの利用状況(企業)
(出典:平成30年通信利用動向調査の結果)


 しかし、それが管理されていない「シャドーIT」であれば、意図しない情報漏えいなどのリスクがあることに加えて、「誰が、いつ、どこで、どんな情報をやり取りしたか」というログが残らない。このため、万が一、何かが起きても企業側が漏えいの事実を把握することが難しく、コンプライアンス、企業統制の観点からもリスクが大きい。

 特に、多くの従業員が使うファイル共有ツールについては、シャドーITの温床となりやすい。社員が会社に隠れて使っているツールから機密情報が自宅のPCに共有され、そのPCから機密情報が漏えいしまうというケースが後を絶たない。そこで重要になるのが、ユーザーとしての社員自身が「“喜んで”使うツール」を選択することだ。

この記事の続き >>
・シャドーITを防げるファイル共有ツールとは
・社員自身が喜んで使うファイル共有ツールとは?
・企業規模別、選択時のチェックポイント
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