“社員が喜ぶ”ファイル共有環境を整えないと「シャドーITがなくならない」理由
社員が「使い込む」ツールを企業側が提供しなければならない
従業員の生産性向上は企業にとっての大きな課題となっており、モバイルやクラウドといったテクノロジーを活用し、働き方改革・リモートワークに取り組む企業が増えている。こうした背景から、社員が企業の管理下にないITサービスを社員が勝手に利用する「シャドーIT」が問題になっている。しかしなぜシャドーITが存在するかを立ち止まって考えると、社内ユーザーがそのツールを仕事でも使いたい、ということの現れである。すなわちユーザー側の社員としては、日々、使い慣れているモバイルやクラウドを駆使し、自分たちの仕事をより効率化したいと考えている。スマートデバイスの登場、普及も相まって、利便性に富んだ多くのアプリがあるが、これを企業内に持ち込んで、使いたいというニーズは高まるばかりだ。実際、総務省が発表しているクラウドサービスの利用目的からも「ファイル保管・データ共有」がトップに挙げられている。
しかし、それが管理されていない「シャドーIT」であれば、意図しない情報漏えいなどのリスクがあることに加えて、「誰が、いつ、どこで、どんな情報をやり取りしたか」というログが残らない。このため、万が一、何かが起きても企業側が漏えいの事実を把握することが難しく、コンプライアンス、企業統制の観点からもリスクが大きい。
特に、多くの従業員が使うファイル共有ツールについては、シャドーITの温床となりやすい。社員が会社に隠れて使っているツールから機密情報が自宅のPCに共有され、そのPCから機密情報が漏えいしまうというケースが後を絶たない。そこで重要になるのが、ユーザーとしての社員自身が「“喜んで”使うツール」を選択することだ。
・シャドーITを防げるファイル共有ツールとは
・社員自身が喜んで使うファイル共有ツールとは?
・企業規模別、選択時のチェックポイント
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