注目高まる「Microsoft Teams」、導入失敗企業が怠った「2つの課題」への対策とは?

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コミュニケーションツールとしてのビジネスチャットに注目が集まる中、マイクロソフトの「Microsoft Teams（以下、Teams）」が爆発的にシェアを伸ばしている。Office 365利用企業なら追加コストなしで利用できることもあり、本格的に導入を開始する企業が日本でも急増している。だがこのTeams、運用する中で意外な「落とし穴」2つが存在し、対策を怠れば導入失敗という事態も引き起こしかねないという。

Teams導入後、想定していなかった落とし穴にハマってしまう

（Photo/Getty Images）

Office 365導入企業ならすぐ使えるコミュニケーションハブ

　近年チャットツールを活用する企業が増えている背景には、従来型コミュニケーション方法としてのメールへの問題意識、特にセキュリティ上の課題がある。メールの誤送信は依然として情報漏えいの原因の上位を占めるが、チャットツールであれば送信の取り消しが可能である上、そもそもコミュニケーション可能な対象が絞られる。また、一部チャットツールはエンド・ツー・エンドですべての通信を暗号化することも可能であるため、情報漏えいのリスクは格段に低下する。

　その中でも最近特に注目を集めているチャットツールが、「Microsoft Teams」だ。2019年7月、マイクロソフトから「Skype for Business Online」のサポート終了（2021年7月31日）およびTeamsへの転換が発表されたため、さらに注目を浴びることとなった。

　TeamsはOffice 365に含まれるコミュニケーション・プラットフォーム・ツールで、チャットのUI（ユーザーインターフェース）で連絡を取り合える機能と、部署やプロジェクトなどの単位で自由に作成できる機能を中心とした多くの機能を備えている。Office 365 利用企業であれば追加料金なしで利用できることも手伝ってか、異例の導入スピードで躍進している。

　しかし、Teamsを「単なるチャットアプリ」と考えて場当たり的に運用を始める前に、対策しておくべき「落とし穴」が2つ存在する。

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・準備不足で Teamsを導入した企業が陥る二つの「落とし穴」とは

・運用管理の効率化・自動化を支援するツールが解決策に

・リコーグループやプルデンシャル・ファイナンシャル、シスメックスなども採用