DXの敵「文書が見つからない」問題、情報を発見し“ヒラメキ”もくれる味方現る

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社内にあふれる大量の文書の中から目的の情報を探し出すことは容易ではない。ファイルサーバで文書の共有を図っても、どこにどのように文書を保管するかは人によって考え方が違う。最初にルールを定めたとしても、時間とともに乱雑になっていくことは避けられない。そこで、文書検索ツールで目的の情報を探そうとするのだが、ヒット件数が多すぎて大切な情報が埋もれてしまう。どうすれば社内文書から素早く、仕事に役立つ情報を得られるのだろうか。

共有フォルダの検索に頭を抱える日々はもうイヤだ……！

（Photo/Getty Images）

デジタル化した文書、本当に活用できている？

　デジタルトランスフォーメーション（DX）実現の重要性が、至るところで言われている。DXといえば、AIなどの先進技術による自動化・省力化が注目されがちだが、ビジネスの変革を実現するためには、デジタル化されたデータによる業務の効率化に加えて、新たな知見やアイデアにつながるヒラメキも重要な要素である。

　社内文書のデジタル化は、安価なクラウドストレージが提供されるようになったことが追い風となり、近年ではかなり進展した。

　だが、デジタル化された文書が有効に共有され、ビジネス価値を生み出す源泉になっているかどうかは疑問である。既存の文書の中からは参考になる情報を見つけ出せずに、似たような文書を新たに作り出し、さらに文書を大量化するという悪循環に陥っている企業は多い。

　なぜ多くの企業は、いまだにデジタル文書を有効活用できないのだろうか。

この記事の続き＞＞

・属人的なフォルダ構成、形骸化してしまう社内ルール……

・ショートテールとロングテールを区別して考える

・情報を発見するだけでなく「アイデアにつながるヒラメキ」とは？

・AIを活用した文書管理が生む価値