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  • 2020/06/01

その「電子契約」が裁判で証拠にならないワケ、コロナでニーズ増も思わぬ落とし穴

昨今のコロナショックにより、全社的なテレワークに移行する企業も増えてきているが、そこで改めて課題として認識されたのが「はんこ文化」だ。“紙”と“印鑑”が従業員を縛り、特に社外との契約に携わる法務・総務部門は出社せざるを得ない状況だ。その解決策として、契約書を電子化する電子契約サービスに注目が集まっているが、実はここには「知られざる落とし穴」がある。

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ニーズが拡大している電子契約だが……
(Photo/Getty Images)

“紙と印鑑”脱却の切り札「電子契約サービス」、その重大な落とし穴

 膨大な文書管理コストや印紙代削減のため、ここ数年ペーパーレス化のニーズは高まっており、コロナショックでそれはさらに加速した。通常の業務は在宅で問題なく進められたとしても、稟議書や契約書には押印が必要ということで、そのためだけに出社するケースも起こっている。

 稟議書についてはワークフローの整備でまかなえるかもしれないが、問題は社外との契約書だ。日本では、民法の「契約自由の原則」により、契約そのものは当事者間で形式を問わず自由に締結できる。メールでも口約束でも、契約そのものは成立する。しかし、それだけではトラブルが起きたとき「言った、言わない」になるので、契約内容を文書化することになる。それが「契約書」の役割だ。

 ただし、契約書はただの文書にすぎない。万が一訴訟等になったとき、その文書が“証拠力”を持つためには、契約書が「本人による意思の確認」「改ざんされていないこと」という2要件を満たす必要がある。そして日本では、「本人による意思の確認」を担保するものとして印鑑が認められている。これが、押印された紙の契約書がなくならない原因だ。

 この問題を解決するため「電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)」が整備され、現在、同法にもとづいたさまざまな電子契約サービスが登場している。実際、在宅でも契約業務を進められるよう、検討を進めている企業も多いだろう。

 ところが、「契約した1000万円が入金されない」「契約内容と異なる製品が納品された」……等々のトラブルが発生し、法廷で争うことになったとき、現在、市場で利用されているほとんどの電子契約書が証拠として役に立たないとしたら、どうだろうか。

この記事の続き >>
・多くの電子契約サービスが抱える根本的な問題
・電子契約書が裁判所で証拠として認められるには何が必要か
・コロナショックを受けて無料提供、安全性と拡張性を備えた電子契約とは

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