テレワークの“リバウンド”が発生中、「紙とハンコ」の壁を超える方法は?
テレワークを阻む「紙」「コミュニケーション」の壁
新型コロナウイルスの影響により、テレワークに取り組む企業は増えている。感染対策として、部門単位、全社単位のテレワークを実施したという企業は97%、週に複数回出社したと回答した企業は70%にのぼるという調査結果もある。このように、テレワークへの移行は喫緊の課題であるものの、導入、移行には課題があるのも事実だ。実際に、緊急事態宣言解除後には、テレワークの「リバウンド」とも呼べる状況が発生した。従来の通勤を前提にした働き方に戻る傾向は、中堅中小企業に顕著に見られる。
なぜ、企業はテレワークを断念せざるを得ないのだろうか。テレワーク状況下での課題として挙げられるのが、「セキュリティ」「社内インフラ整備」「社内体制不足」などのポイントだ。
特に、テレワークを阻むポイントとして挙げられるのが「紙ベースの業務フロー」「メンバーとのコミュニケーション不足」といった課題だ。
前者は、契約書への押印や業務文書のFAXでのやり取り、また社内稟議などの業務など、紙をベースにした業務フローとなっており、「ハンコを押す」ために出社を余儀なくされるケースだ。
後者は、評価や業務の進捗管理などがテレワークによって見えにくくなるため、円滑に行えない課題だ。
これらの課題に対する解決策は「業務のデジタル化」に尽きる。すなわち、「紙での申請→承認と印鑑→紙からPCへの入力」というアナログな業務フローを、「Web画面上での申請、承認、入力」というようにデジタル化するのである。
そして、社内で営まれていたオフラインのコミュニケーションからオンラインでのコミュニケーションが可能な環境を実現していくのだ。では、具体的にどのように業務のデジタル化を進めたらよいだろうか。
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