請求書業務を「そのまま」デジタル化するには？ テレワーク・電帳法改正対応への道
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テレワークの推進や電子帳簿保存法の改正、インボイス制度の導入などにより、請求書のデジタル化が求められている。紙の請求書にまつわる業務フローを再構築しようと取り組む企業も多いが、請求書のやりとりは自社だけでは完結しない。また組織内でも手入力によるデータ整理やハンコによる承認フローなどがあり、思うように効率化できない原因となっている。請求書関連業務をどうスマートにデジタル化すればいいのか、その課題と解決策について考えてみよう。
（Photo/Getty Images）
業務のデジタル化を阻害する、請求書処理にまつわる課題
コロナ禍や法改正などによって、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）が求められている。バックオフィス業務の効率化もその一環だ。日本政府はテレワークやデジタル活用を推進しており、電子帳簿保存法の改正によって、2022年からは請求書などの電子保存の流れは加速することが考えられる。さらに2023年には、消費税の仕入税額控除のためのインボイス制度が導入されるが、この場合も請求書を電子データで扱うメリットがあるように制度設計されている。
政府としてもオンライン取引を推進したい意向が見て取れるが、デジタル化がなかなか進まない分野のひとつが、請求書や支払処理に関する業務だ。企業が請求書を受領する際、その発行は取引先に委ねられる。デジタル化が進んでいて、オンラインでやりとりできる組織もあれば、紙の請求書を郵送するルールのところもある。
さらに書式や発行する担当者、発行時期も、受け取る部門も、相手によって異なる。こちらからデジタル化を要請しても、相手が社内ルールを変えてくれるとは限らない。いくら自社のデジタル化を推進したとしても、取引先が対応できなければ効率化はままならない。
請求書を受領してからも問題だ。届いた請求書を適切な担当に振り分け、担当者が上長に承認をとり、経理部門に支払いを依頼するなど、業務フローが煩雑なケースが多い。デジタル化されていなければ、手入力の作業やハンコが必要な場合もあり、テレワークの妨げになる。
また、一般的に社内の会計データは共有されておらず、部門が違えばどんな取引先といくら取引しているかはわからず、重要な取引先に提案する、潜在的な機会を損失している可能性もある。このように課題が山積の請求書関連業務だが、こうした請求書にまつわる課題を一気に解決する方法がある。その方法とは何かを解説しよう。
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