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  • 2023/08/25 掲載

モノタロウやトヨタ系事例から探るDXの鍵が「PDF」である理由、「国際標準規格」の実力とは?

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ビジネスを取り巻く環境が激しく変化する中で、企業の成長の鍵を握っているのがDXである。DXの第一歩として、ペーパーレス化を考えている企業も多いだろう。従業員の働き方の向上や企業の情報資産の有効活用を実現する上でも、ペーパーレス化は必須の変革である。しかし、単なる紙の書類や資料のデジタル化だけでは不十分だ。ペーパーレス化の適切な進め方や注意点について、企業の事例も交えながら解説していく。
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モノタロウやトヨタ系事例から探るDXの鍵が「PDF」である理由
(Photo/Adobe Stock.com)

ペーパーレス化が停滞することで生じる課題

 ペーパーレス化から始めようと考えている企業は少なくないだろうが、思ったように進んでいない企業も多いのではないだろうか。ただ、ペーパーレス化の停滞による弊害は少なくない。たとえば、ハンコを押すためにだけ出社する「押印出社」するケースもいまだに目立っている。他にも、制作物の下書きを紙に印刷し、赤字をいれ、あらためてスキャンするような紙とデジタルを行き来するような煩雑な業務もまだまだ健在してしまっている。これでは、従業員の働く環境や業務生産性は改善しない。もちろん、赤字をいれた紙を失くしてしまうと後で「なぜこのような修正指示をしたのかわからない」といった不要なフラストレーションも起きてしまう。このような状況を改善するためにも、ペーパーレス化が求められているのだ。

 しかし、ペーパーレスとは書類や資料をただデジタル化すればいいわけではない。重要なのは、高品質なデジタル文書であることだ。世界各国で使用されているデジタル文書の多くは、PDF(ポータブルドキュメントフォーマット)である。PDFの特徴は、OSやデバイスなどの環境に依存することなく共有・閲覧できることと、画像・動画・3Dなど多様なファイルの埋め込みが可能なことだ。

 ただし、PDF化しても文字化けやレイアウト崩れの可能性が残ってしまう。こうした事態を避けるために、PDFには「国際標準規格ISO32000」という国際的な基準が設けられている。このISO準拠の高品質なPDFを扱うことが重要なのだ。ここからはさらに詳しく、画像や動画、3Dに対応する「国際標準規格」とPDFの正しい使い方について、MonotaRO(モノタロウ)やウェインズトヨタ神奈川の事例を通して解説していく。

この記事の続き >>
・国際標準規格を満たすPDFは何が違うのか?
・レビュー業務で生じるコミュニケーションをPDF上で完結させる、モノタロウの方法
・PDFで「システム連携」を実現した「ウェインズトヨタ神奈川」の事例

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