「複雑さ」が企業を殺す時代、ワークフローの混沌から抜け出した企業がやっていたこと

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現場の立案から最終承認まで──企業活動の「血液」とも言えるワークフロー業務。この流れが滞ればビジネスの意思決定は遅れ、競合に出し抜かれてしまうだろう。だが多くの企業は、老朽化したシステムと複雑に絡み合った業務プロセスに足をとられている。本記事では、この混沌から抜け出したコープさっぽろ、MonotaRO、ルートイン3社の事例などを紐解きながら、あなたの会社でも実践できるワークフロー改革の具体策を解説する。

複雑化する業務システムの罠と革新への道

（Photo/Shutterstock.com）

既存のワークフローが抱える“隠れたリスク”とは？

　ワークフロー業界は、業務効率化や生産性向上への期待、リモートワークの定着、DX推進といった追い風を受け、着実な成長を続けている。なかでも、クラウド型ワークフローシステムは中小企業を中心に導入が広がり、市場を大きく牽引してきた。多様な製品が登場し、市場は今、かつてない盛り上がりを見せている。

　一方、企業にとって避けて通れない課題が、既存システムの更新だ。古くなったワークフローシステムが、むしろ非効率の温床となりつつある。システムの複雑化や老朽化、業務内容の変化に追いつかない仕様、肥大化するコスト、増大するセキュリティリスク……。その課題は多岐にわたる。

　業務に合わせて細かくカスタマイズした結果、改修もメンテナンスも難易度が跳ね上がり、担当者の異動や退職で運用ルールが“ブラックボックス化”するケースも少なくない。

　今、ワークフローに求められるのは、シンプルさと高い拡張性である。クラウド普及によって外部システム連携のニーズが加速し、柔軟に進化できる仕組みこそが求められている。

　ここからは、こうした課題を解決する次世代ワークフローシステムへの革新方法について、コープさっぽろ、MonotaRO、ルートイン3社の事例などを交えながら紐解いていく。

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