「結論が出る会議」を実現するには？4つの軸で会議を効率化する方法
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「会議は踊る、されど進まず」――そんな会議が社内で常態化していないだろうか。ある調査によれば、オフィスワーカーの日常業務の約55％が会議関連に費やされていると言われている。ホワイトカラーの生産性向上が大きな課題となっている日本企業において、会議の効率化は、最初に着手すべきオフィスのワークフロー改革の一つと言えるだろう。ここでは、ハード、ソフト、コンテンツ、コンサルティングの4軸から会議の効率化を実現する方法をご紹介しよう。
企業の生産性を向上する「クリエイティブ・オフィス」
こうしたオフィスワーカーの課題を「クリエイティブ・オフィス」という視点から変革しようとする試みが進められている。一般社団法人ニューオフィス推進協議会は2007年に、「ふらふら歩く」「接する」「見る、見られる、感じあう」といったオフィスにおける「12の知識創造行動と駆動力／加速装置」を発表し、知識創造を活性化するための新たなオフィススタイルのあり方を提唱した。
組織の創造性を最大限に発揮するための働き方に適した環境を提供する「クリエイティブ・オフィス」は、組織の成長やコミュニケーションの活性化、モチベーションの向上、目標・理念の共有促進といった効果が期待されている。
「クリエイティブ・オフィス」の実現には、ITツールや環境インフラストラクチャーを活用したオフィスのワークフローの改革が不可欠だ。中でも、最も効率化が求められる業務の一つが、会議である。ある調査によれば、オフィスワーカーの日常業務のうち、実に約55％もの時間が会議関連（事前準備19％、計画的な会議16％、突発的な会議10％、事後作業10％）のために費やされているという。会議のコストを意識した場合、会議に関わるプロセスの見直しは、オフィスワーカーの業務の効率化に直結すると言えるだろう。
また、会議の種類は、主に「意思統一」「情報共有」「アイデア創出」の3種類に分けられる。その中でも最も重要となるのが「アイデア創出」に関わる会議だ。いかにして「アイデア創出」のために会議の時間を割きながら、組織の「意思統一」「情報共有」が実現できるかが、会議の成否、果ては組織自体の勝敗にもつながることになる。
ハード、ソフト、コンテンツ、コンサルの4軸から会議を効率化
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