記事 電子帳票・帳票出力 まだ間に合う！ 電帳法もインボイス制度も対応できる「2階建て」のススメ 2023/08/29 インボイス制度ならびに改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）への対応にはさまざまな課題がある。紙の書類と電子データの混在、データの整理や検索機能など、法令にのっとった保存・管理システムが求められ、従来とは異なる業務フローに変更していかなければならない。場合によっては情報の二重入力といった業務効率の低下も懸念される。どうすればこれらの課題を解決し、長期にわたって対応可能な電子文書の保存が実現できるのであろうか。
記事 Office、文書管理・検索 【マンガ】「脱Excel」派と「活Excel」派が大喧嘩、共に“涙”を流したまさかの結末とは 2023/08/28 「脱Excel」と「活Excel」という真逆の信念を持ったタツヒコとカツヤ。タツヒコはExcel業務を排除しつつ先端ツールを活用することで、カツヤはExcelを徹底的に使いこなすことで、それぞれ効率化に励んでいる。そんな2人が顔を合わせれば、「自分が正しい」といつも喧嘩ばかり。2人のゴールは同じはずなのだが……。見かねた同僚のキョウコが2人を一喝。長く続いた「脱・活Excel論争」に終止符を打つ。果たして、正しいのは「脱」か「活」か？
記事 クラウドストレージ・ファイル共有・ファイル転送 実は「ファイル」が元凶か？ 生産性の低さやランサムウェア対策の“意外な解決法” 2023/03/27 コロナ禍をきっかけとして、企業のデジタル化が一気に進んだ。製造業も例外ではないが、必ずしもすべての企業が生産性を劇的に向上できたわけではない。うまくいった企業とそうでない企業を分けたのは何だろうか？ 実は仕事で最も身近な「ファイル」をいかに保存・共有するかも、成否を分かつ大きな原因が潜んでいる。
記事 Office、文書管理・検索 【マンガ】神が激怒！ なぜ「脱Excel」が必要なのか？ 神ツールの限界点 2023/01/31 とある企業には、どんな業務にもExcelを使う男がいた。マクロをゴリゴリに使用したデータ加工や台帳・伝票作成など、彼からすれば朝飯前だ。そんな男に、いつしか周りの社員は冷たい視線を送るようになっていた。その日も男はいつも通りExcelを開く。そこに突然、鬼の形相をした“Excel神”が画面から飛び出してきた。何やら「脱Excel」と書かれたお札を持ちながら、「Excelを殺している」と怒鳴っているようだ。
記事 Office、文書管理・検索 狙われるMicrosoft 365、安全に活用するための「2つ」のポイントとは？ 2023/01/26 DXの推進により、情報ツールの高度化が進んでいる。それに伴い、ツールを安全に運用する難易度も高まっているのが現状だ。セキュリティ・コンプライアンス対策を誰が担当するのか、複雑な管理をどのように行えばよいのかなど、ツールの運用に課題を感じている企業も多いだろう。それは、ビジネスに欠かすことのできないMicrosoft 365においても同様である。同ツールを使う上で、情報セキュリティ強化を効率的に実現できる手段はあるのか。リスク管理のポイントや、効果的な手段について解説する。
記事 セキュリティ総論 Microsoft 365内のデータはどこまで安全？ SaaSがランサムウェアに狙われる仕組み 2022/03/03 リモートワークの広がりが後押しする形で、Microsoft 365の活用が一般的になってきた。利便性に優れ、SaaS型で提供されているため、ユーザーが管理するという意識が薄れてしまいがちだが、落とし穴もある。たとえば、Microsoft 365にはデータを誤って消しても復元できる機能があるが、ライセンスやサービスによってデータの保管期間が異なることを理解して利用していないユーザーもいるだろう。重要な資産であるMicrosoft 365のデータを正しく守るために考えるべきこととは。
記事 Office、文書管理・検索 コンタクトセンター改善のカギはズバリ、必ず属人化するオペレーターの「あの工程」 2021/12/08 顧客サポートの要であるコンタクトセンターは、ECや各種オンラインサービスの活況もあり、ますます重要度を増している。コンタクトセンターでの対応の善しあしが顧客満足度を大きく左右するため、運営側は体制の強化が喫緊の課題だ。しかし、製品やサービスの増加、問い合わせ内容の複雑化、コンタクトセンターの人材不足などから、業務改善は簡単ではない。そのような中で、AIを「賢く活用」して、問い合わせ回答業務の負荷を軽減するアプローチに注目が集まっている。
記事 グループウェア DX成功のコツは「小さく始めて広げていく」、ツールに求められる要件は 2021/07/05 DXの取り組みは、単なる業務の電子化ではなく、いかに「企業が素早く変化し続ける能力」を獲得するかにある。そのためには導入したIT製品を漫然と使って利便性を享受するだけでなく、使いながらビジネスや自身の業務スキルを強化し、常に改善し続けられるかという観点がポイントとなる。では、それを促進していくためにはどのようなツールが必要となるのか。
記事 ペーパーレス化 【動画】PDFをセキュアにやり取りするには「パスワード保護」だけでは不十分？ 2020/12/24 テレワークが推進されたことで、社内外問わずオンライン上でビジネス文書をやり取りする機会が増えている。そのため、機密情報を扱う文書を中心に情報改ざんや漏えいなどを防ぐためのセキュリティ対策が重要視されつつある。デジタル文書をより安全にやり取りするにはどうすれば良いのか？ 以下の動画では、多くのビジネスシーンで利用されるPDFファイルについて、デモを交えながら安心して展開するためのセキュリティ対策の実例を3つの視点から紹介する。
記事 Office、文書管理・検索 【動画】PDF活用で「約65％」も生産性向上？ PDFにまつわる誤解を紐解く 2020/12/24 多くのビジネスシーンで活用されているPDFファイル。デバイスやOSに依存しないセキュアなファイル形式であるが、「編集ができない最終形式」「PDFになっていれば、どの作成ツールでも変わらない」という誤解がある。以下の動画では、PDFファイルにまつわる誤解を解説するとともに、よりPDFファイルをより快適に活用するための方法を提示。文書編集や管理、モバイルアクセスなどのワークフローにおいて約65％もの生産性向上を実現できるツールを紹介する。
記事 AI・人工知能・機械学習 DXの敵「文書が見つからない」問題、情報を発見し“ヒラメキ”もくれる味方現る 2020/02/05 社内にあふれる大量の文書の中から目的の情報を探し出すことは容易ではない。ファイルサーバで文書の共有を図っても、どこにどのように文書を保管するかは人によって考え方が違う。最初にルールを定めたとしても、時間とともに乱雑になっていくことは避けられない。そこで、文書検索ツールで目的の情報を探そうとするのだが、ヒット件数が多すぎて大切な情報が埋もれてしまう。どうすれば社内文書から素早く、仕事に役立つ情報を得られるのだろうか。
記事 情報共有 ヤマハはどうやって「価値創造できるIT部門」を作ったのか、執行役員が振り返る 2019/11/22 本当に働き方改革を目指すなら、まず改革すべきは考え方だ。ヤマハ 執行役員 経営企画部長 兼 情報システム部長 徳弘 太郎氏は、そう力説する。情報システム部門がインフラ提供のみに満足せず、その先の価値創造にも責任を持つにはどうすれば良いのか。同社において情報共有基盤を普及させる中で実現した“考え方の変革”と、情報システム部門のこれからの役割について語った。
記事 グループウェア 注目高まる「Microsoft Teams」、導入失敗企業が怠った「2つの課題」への対策とは? 2019/09/27 コミュニケーションツールとしてのビジネスチャットに注目が集まる中、マイクロソフトの「Microsoft Teams（以下、Teams）」が爆発的にシェアを伸ばしている。Office 365利用企業なら追加コストなしで利用できることもあり、本格的に導入を開始する企業が日本でも急増している。だがこのTeams、運用する中で意外な「落とし穴」2つが存在し、対策を怠れば導入失敗という事態も引き起こしかねないという。
記事 業務効率化 「働き方改革でサビ残が増えた」、本当の働き方改革をIT部門から起こす方法を徹底討論 2019/02/20 多くの企業が働き方改革による業務改善により「時短」を掲げて取り組む一方で、「帰宅後のサービス残業が増えた」「業務時間が減り、賃金が下がった」など、あつれきも生まれている。本当の意味で働き方改革を成功させ、その先にあるイノベーションまでつなげていくためには、一体どのようなアプローチが求められるのだろうか？ 働き方改革を推進するat Will Workで理事をつとめる日比谷 尚武氏、ディー・エヌ・エー（DeNA）においてIT部門の立場で先進的な働き方を支援する大脇 智洋氏、ドリーム・アーツで主に外部コンサルタントの立場からITを活用した働き方改革を支援する栗木 楽氏が話し合った。
記事 クラウドストレージ・ファイル共有・ファイル転送 古いファイル共有サービスではなぜ「コラボレーション」できないのか 2018/08/03 外部企業を含めた多くの関係者との連携、協業がビジネステーマとなって久しい。社内外に安全、かつ容易に情報やファイルをやり取りする手段に焦点が当てられ、クラウドストレージやファイル転送サービスなどが普及している。しかし、従来型のファイル共有ツールはあくまでも1対1でのやり取りが前提で、ファイルをただ送付すればよいというものだった。そのため、ファイルに対して赤字を入れたり、それを複数の人に配布する、あるいはそれを管理するといった「コラボレーション」ツールとしては不十分なケースも少なくなかった。しかし今、企業向けのファイル共有は新時代に突入している。
記事 グループウェア 意外と多いOffice 365の「できそうでできないこと」をどう解決するか 2018/05/28 クラウド型のグループウェアが好調だ。特にマイクロソフトのOffice 365は、メール・スケジュールを管理するOutlook、ビジネスツールとしてのWordやExcelなど、使い慣れたOfficeアプリケーションをそのまま利用できることもあり、導入する企業が増えている。ただし、いざ導入してみると、商習慣や文化に起因する機能・操作性の違いに戸惑うことも少なくない。場合によっては、それが原因で十分な活用が阻害される可能性さえある。こうしたOffice 365の「できそうでできないこと」は、どうやって解決すればよいのだろうか。
記事 レガシーマイグレーション ヤンマー矢島氏ら徹底討論：コミュニケーション基盤刷新は働き方改革に貢献できるか？ 2018/03/23 生産性の向上や優秀な人材を獲得する目的で「働き方改革」に取り組む企業が増えている。しかし、いざ始めるとなると何から手を付けてよいのかわからないというケースも少なくない。大阪に拠点を置く重機メーカーのヤンマー 執行役員 ビジネスシステム部長 矢島 孝應氏は「働き方改革にはコミュニケーションやノウハウの共有化が不可欠」として、まず自社のコミュニケーション基盤の刷新から取り組んだ。なぜ働き方改革にコミュニケーション基盤の変更が効果的なのか？ 矢島氏ら5人の有識者が話し合った。
記事 ワークスタイル・在宅勤務 マイクロソフト自身の取り組みからわかった！働き方改革にITが果たすべき役割 2017/08/18 少子高齢化に伴う人材確保の困難、グローバル競争の激化などにより、生産性の向上が企業にとって急務となっている。「働き方改革は、当社にとってもまさに試行錯誤の連続だった」と語るのは、日本マイクロソフト 執行役員 常務 デジタルトランスフォーメーション事業本部長 伊藤 かつら 氏と、長年マイクロソフトの働き方改革を進め、企業のコンサルティングも手がけてきたマイクロソフトテクノロジーセンター エグゼクティブアドバイザーの小柳津 篤 氏だ。両氏に、働き方改革でITが果たすべき役割について話を聞いた。
記事 Office、文書管理・検索 シャドーITならぬ、「シャドーPDF」をなぜ管理しなければならないのか 2017/07/12 環境を選ばず、国際標準であり、さらに利用権限などにも配慮されているPDFは、ビジネスシーンで既にスタンダードのドキュメント形式になっている。しかし、管理が不十分だとセキュリティ上のトラブルにつながる怖れもある。たとえば、機密文書をPDFなどで保管している場合には、パスワードを知るもの以外には閲覧できないといった設定が必要だが、閲覧どころかコピーや印刷、編集までが可能になっていることがある。そこで本稿では、このような危険なPDFを「シャドーPDF」と名付け、いくつかに類型化したうえで、これを根絶する手段について述べる。
記事 クラウドストレージ・ファイル共有・ファイル転送 働き方改革には、なぜ「ファイル共有だけ」のクラウドストレージではダメなのか 2017/07/05 いまや「働き方改革」や「オープンイノベーション」は、企業が取り組むべき重要なテーマとなった。いずれも、その実現には社内ネットワークを越えたファイル共有やコラボレーションが求められるのはいうまでもない。しかし、メールやファイルサーバといった既存のツールは、こうした変化に対応できているとはいいがたい。では、新しいコラボレーションの実現に求められるツールの条件とは何か。ヒントはファイルを中心としたクラウド上のコラボレーションにあった。
記事 レガシーマイグレーション Notes討論会2017：「他システムへの移行派」と「継続利用派」が激論した結果とは？ 2017/06/26 スマホやソーシャル、チャット文化の台頭など、企業内外のコミュニケーションが大きく変化している。その変化の中で、現在多くの企業で利用されているNotes/Domino（以下、Notes）について、移行か継続か、あるいは塩漬けかを悩み続けている企業は少なくない。そこでビジネス＋IT編集部ではオンラインセミナー「Notes討論会2017」を開催。「Notes移行推進派」としてNotes移行ソリューションを手がけるドリーム・アーツの栗木楽氏、「Notes継続派」としてIBM Championをつとめるエフの御代政彦氏、そして中立的な立場からアイ・ティ・アール（以下、ITR）のシニア・アナリストである舘野真人氏が一堂に介し、それぞれの意見をぶつけ合った。
記事 Office、文書管理・検索 「100年先」を見据えた物理的資産のデジタル化に、なぜ「PDF」を活用すべきなのか 2017/02/27 1992年に誕生し、2017年で25年を迎えるPDF。このPDFは、電子文書交換の国際規格ISO32000に準拠し、長期保管、エンジニアリング、印刷用など、特定の目的に対応した規格にも適合している。PDFはいまや誰もが利用できる信頼性に優れたファイル形式として文書のデジタル化に欠かせないものだが、まだまだ知られていないことも多い。デジタル変革を目指して業務効率化を考える企業は、あらためてPDFの使い方を見直してみよう。
記事 ITコスト削減 AIやIoTがオフィスも変える？ 大塚商会に見るITソリューション最前線 2017/02/22 近年、AIやIoTが注目を集めているが、いよいよオフィスでの実用化も始まっている。大塚商会主催の総合展示会「実践ソリューションフェア2017」では、「ITで育つ元気なオフィス。」をテーマに、既存環境でのコスト削減策や、攻めのIT投資方法など、オフィスに元気を与えるソリューションが提案された。ここではユニークな展示が数多く行われた同フェアの模様をご紹介しよう。
記事 プロジェクト管理・ワークフロー管理 使い慣れたWord、Excelをそのまま回覧できる、ユーザー目線のワークフローとは？ 2016/12/01 稟議書類の回覧からナレッジ共有、経費精算や総務諸届などの社内業務プロセス、サプライチェーンにまたがる企業間の業務プロセスまで、「ワークフロー可視化」のニーズは常に高い。一方、Office製品との親和性を考慮して情報共有基盤にSharePointを導入したが、その標準ワークフロー機能をうまく活用できていないという声も聞く。この問題の根底には、SharePointがシステム管理を中心とした「システムワークフロー」であることが大きい。多くの企業が求めているのは、使う人に寄り添った「ヒューマンワークフロー」なのだ。そこで、SharePointをヒューマンワークフローとして活用する方法について探ってみた。
記事 Office、文書管理・検索 電子帳簿保存法「スキャナ保存制度」は、業務を劇的にカイゼンできる契機だ 2016/08/25 今、企業内文書の電子保存の機運が再び高まっている。背景にあるのは、電子帳簿保存法（電帳法）のスキャナ保存制度が2年連続で改正されたこと。特に今年は、スマートフォンやデジタルカメラによるスキャンが認められることもあり、企業からの注目度も高い。この制度をフル活用すれば、倉庫などに大量に保管されている紙書類を処分することはもちろん、業務プロセスを一気に改善できる契機になる。ここでは、電帳法の基礎から活用例、陥りがちな問題とその解決方法について解説する。
記事 クラウドストレージ・ファイル共有・ファイル転送 ファイルの単なる「共有」から「活用」へと脱却するために、何が必要か？ 2016/07/05 社内外でいかに効率よく、セキュアにファイルをやり取りするのかは、未だに悩ましい問題だ。数あるクラウドストレージやファイル転送サービスなどを眺めていると、ファイルの「共有手段」ばかりを考えて、共有した先にあるファイルの「活用」の視点が抜け落ちていることはないだろうか？ 双方を視野に入れたIT環境の整備には、何が必要となるのだろうか。
記事 クラウドストレージ・ファイル共有・ファイル転送 新しいファイル共有の形！ オンプレミスでクラウドのような利便性を実現する方法 2016/07/04 増え続けるデータをどうやって効率的に管理し、社員の生産性を上げていくか──マネジメント層にとっては頭の痛くなる大きな課題だ。現在多くの企業で採用されているファイルサーバーは、検索性やバージョン管理といった利便性に課題がある。一方、クラウドのファイル同期サービスは便利だが、外部のクラウドベンダーに機密ファイルを預ける不安もある。利便性とセキュリティをどうバランスしていけばよいのだろうか。
