経費精算を「完全効率化」、カメラ撮影やカード読取に加え「領収書もゼロに」する
クラウド型の経費精算システムでも残ってしまう「突合作業」と「紙」
月末になるといつも、経理部門はもちろん、現場の社員たちも「経費精算業務」に追われている。社員は必要なレシートや領収書、交通経路をまとめ、申請書を書いて上司の承認をもらって経理部門に出する。経理の担当者は、各部門から集まった情報を確認し、Excelなどでまとめ、会計処理システムに入力する──とても煩雑で、ミスも起きやすい作業だ。
こうした処理を効率化するのが「経費精算システム」だ。ただし、実際に導入した企業からは、「思ったほど効率化されない」という声も聞こえてくる。
大抵の経費精算システムは、Excelの代わりにそのシステムに入力・印刷し、同時に領収書などの原本をまとめて申請することで、自動的にワークフローが流れて、経理部門にデータが集約されるといったものだろう。
これならば、確かに会計処理システムとの連携や、FB(ファームバンキング)データの作成は楽になる。しかし、申請者からすれば入力する画面がExcelから経費精算システムに変わっただけで、結局大きな違いはない。
経理部門にとっても、一番手間がかかりミスも起きてしまう作業、つまり申請された金額と原本である領収書・レシートを付き合わせる「突合」の作業はなくならない。
さらに、紙の領収書も残る。法律で7年間の保存が義務づけられているからだ(注1)。大手企業の場合、倉庫を丸ごと借りて保存しているケースもあるなど、コスト面も馬鹿にならない。
これらの経理部門の手間は、「領収書をカメラで撮影して自動入力」など、申請側の入力の手間を減らすことを特長としたクラウド系の経費精算システムであっても、同じく残り続けてしまう。
企業はいつまで経費精算に莫大な手間とコストをかけ続けなければならないのだろうか。
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