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  • 2019/08/20

経費精算を「完全効率化」、カメラ撮影やカード読取に加え「領収書もゼロに」する

交通費や交際費などの経費精算は、ビジネスの現場にとっても、経理部門にとっても面倒な作業だ。いまだにExcelや紙を使っている企業も多い。これを自動化・効率化するのが経費精算システムだ。ただし、最先端の経費精算システムを導入したとしても、「一番やっかい」とも言える原本と金額の突合作業、領収書の保管業務は残ってしまう。このムダな作業から経理部門を救う秘策はあるのだろうか。

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交通費に出張に交際費……現場にも経理部門にも「負担が大きい」経費精算業務
(Photo/Getty Images)

クラウド型の経費精算システムでも残ってしまう「突合作業」と「紙」

 月末になるといつも、経理部門はもちろん、現場の社員たちも「経費精算業務」に追われている。

 社員は必要なレシートや領収書、交通経路をまとめ、申請書を書いて上司の承認をもらって経理部門に出する。経理の担当者は、各部門から集まった情報を確認し、Excelなどでまとめ、会計処理システムに入力する──とても煩雑で、ミスも起きやすい作業だ。

 こうした処理を効率化するのが「経費精算システム」だ。ただし、実際に導入した企業からは、「思ったほど効率化されない」という声も聞こえてくる。

 大抵の経費精算システムは、Excelの代わりにそのシステムに入力・印刷し、同時に領収書などの原本をまとめて申請することで、自動的にワークフローが流れて、経理部門にデータが集約されるといったものだろう。

 これならば、確かに会計処理システムとの連携や、FB(ファームバンキング)データの作成は楽になる。しかし、申請者からすれば入力する画面がExcelから経費精算システムに変わっただけで、結局大きな違いはない。

 経理部門にとっても、一番手間がかかりミスも起きてしまう作業、つまり申請された金額と原本である領収書・レシートを付き合わせる「突合」の作業はなくならない。

 さらに、紙の領収書も残る。法律で7年間の保存が義務づけられているからだ(注1)。大手企業の場合、倉庫を丸ごと借りて保存しているケースもあるなど、コスト面も馬鹿にならない。

注1:電子帳簿保存法に対応すれば、紙での保存は免除される。ただし、領収書の3日以内の撮影が求められるなど、クリアすべき課題も多いため、必ずしも手軽に対応できるわけではない

 これらの経理部門の手間は、「領収書をカメラで撮影して自動入力」など、申請側の入力の手間を減らすことを特長としたクラウド系の経費精算システムであっても、同じく残り続けてしまう。

 企業はいつまで経費精算に莫大な手間とコストをかけ続けなければならないのだろうか。
この記事の続き >>
・紙の領収書をゼロにできる「唯一の」経費精算システム、その方法とは?
・領収書やレシートのカメラ撮影入力、Suica読み取り機能なども搭載
・10~20時間をゼロ、2~3日を数時間に削減など、圧倒的な業務削減を実現した事例

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