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  • 2020/03/11

「紙よさらば」 古めかしい経費精算を捨てクラウドでいつでもどこでも「安く、ラクに、透明に」

働き方改革は企業のさまざまな業務に関わる。そのため、「どこから手を付けていいかわからない」と悩むケースもよく聞かれる。そこで推奨したいのが、“出張・経費精算業務のデジタル化”だ。すべての社員の業務に関わることでもあり、税制もこうしたペーパレス化、デジタル化を後押しするため急ピッチで改正が進んでいる。また、昨今の事業継続性の観点からも、テレワーク導入を検討する企業が増加。紙に頼る業務は対応が難しいことが浮き彫りになっている。では、具体的にどう改革していけばよいのか。その道筋を整理する。

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経費精算業務のデジタル化、どう進める?
(Photo/Getty Images)

紙ベースでの経費精算処理が働き方改革推進のネックに

 働き方改革を進める際にネックになりやすいのが、紙を用いる業務だ。帳票作成や伝票処理など、企業の業務にはさまざまな紙が存在している。紙があることでその部分だけはどうしても場所への制約や手作業が発生し、効率化を妨げてしまう。

 そうした紙ベースの業務の中でも、全社員に関わってくるのが、経費精算業務だろう。電車の定期券を購入すれば紙の領収書が発行されるし、出張でのタクシーや航空機、宿泊先の支払いなどでも紙の領収証が必要になる。

 国内では、これまでさまざまな帳票を紙で保管しておくことが義務付けられていた。そのため、ICカードやクレジットカードによる支払いが一般的になっても、電子的な処理だけで済ますことができなかったという事情がある。

 しかし、1998年に制定された電子帳簿保存法が2005年に改正され、レシートや請求書なども電子的に保存し、紙の原本を破棄しても良いことになった。さらに、キャッシュレス決済や軽減税率の負担を軽減するために簡易版インボイスなど、完全電子化に向けての取り組みが急ピッチで進められている。

 こうした法整備が進むことで、経費精算のデジタル化はますますメリットが大きくなっている。では、具体的にはどのように進めればよいのだろうか。課題やポイントを整理していこう。

この記事の続き >>
・従来型の出張・経費精算業務で直面する4つの課題
・効率的な経費精算管理を実現する“3本柱”とは?
・あらゆる経費精算業務を“なくす”? 「ビジネスキャッシュレス構想」のすすめ

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