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  • 2020/04/13

「経費精算のために出社」から卒業、“真のテレワーク”で従業員を救うには

現在多くの企業が、感染症のパンデミック(世界的流行)対策や事業継続計画(BCP)の観点からテレワーク導入の必要性に迫られている。急きょテレワークを導入した企業の中には、十分な準備期間が取れないまま、従業員がある日を境に急にオフィスに出社しなくなったことで、一部の業務に支障を来しているケースもあるという。特に、いまだに紙の書類や帳票を使った処理が主流となっている「経費精算」は、多くの企業でスムーズなテレワーク導入の障壁となっているようだ。ペーパーレス化がなかなか進まない業務の代表ともいえる経費精算を電子化して、快適なテレワーク環境を実現するには、一体どのような施策が有効なのだろうか?

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紙での処理が必要な「経費精算」だけのために出社するビジネスパーソンも多い
(Photo/Getty Images)

テレワーク導入の最大の敵? 紙ベースの経費精算

 在宅勤務やリモートワークなど、オフィスから離れた場所で業務を遂行するテレワーク環境では当然、対面で紙の書類を直接手渡しするようなやりとりができない。

 かといって、紙の書類を遠隔地間でいちいち郵送していては極めて効率が悪い。通常はまず文書・帳票類を電子化し、遠隔地間でインターネットとワークフローツールを通じて迅速に稟議(りんぎ)や承認業務が可能な体制を整えるのが先決だ。すでにこうした環境を整え、テレワーク制度を積極的に導入する企業も増えてきたが、どうしても紙がなくせない業務も一部には残っている。その代表例が「経費精算」だ。

 ビジネスパーソンは経費精算の際、領収書の原本を経理部門に提出しなくてはならず、また精算処理を担う経理部門でもこれら請求書の原本をチェックして一定期間保管しなくてはならない。このため、どうしても紙を使った業務が残ってしまう。

 領収書の整理と提出は、たとえオフィスに出社していたとしてもかなり煩雑な作業だ。領収書の提出に郵送などの手段を用いる場合、さらに煩雑になり現場の従業員の負担が増すことになる。また経費の支払いに遅れが生じることによって、従業員のモチベーションが低下する恐れもあるだろう。

 経理部門にとっても、紙の業務が残ったままではすべての業務を在宅勤務でカバーできず、結局は経費精算の領収書や帳票類を処理するためだけに出社せざるを得ない。結果、せっかくテレワーク制度を導入しても、その運用が形骸化してしまうだろう。

 しかし中には、これまで困難だと言われてきた経費精算業務の電子化をいち早く実現し、テレワークのスムーズな運用に成功している企業もあるという。こうした企業は、一体どのような方法を用いているのだろうか?

この記事の続き >>
・「紙なし経費精算」を推進するのに立ちはだかって「いた」法律の壁
・経費精算において陥りがちな「4つの落とし穴」
・どのように経費精算にまつわるあらゆる業務を効率化するのか
・経費の諸情報をくわしく可視化・分析する効能とは

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